Qu'est-ce que la gestion des dépenses: processus et avantages

Dans le paysage concurrentiel actuel, une gestion efficace des dépenses commerciales dans les opérations quotidiennes est plus cruciale que jamais. Avoir une supervision stratégique de vos dépenses vous permet non seulement de contrôler vos coûts, mais aussi de créer de la valeur commerciale et d'améliorer la rentabilité.

Explorons la gestion des dépenses et les avantages que des processus de dépenses approfondis et stratégiques peuvent avoir sur les entreprises, quel que soit leur stade de croissance.

Points clés sur la gestion des dépenses

• La gestion des dépenses est le processus de planification, de contrôle et d'analyse des dépenses opérationnelles de manière à optimiser les coûts et à réduire les risques.

• Les défis courants que les entreprises rencontrent avec la gestion des dépenses incluent des processus manuels fastidieux, des systèmes de gestion des dépenses disparates et des données déconnectées, un manque de transparence et de visibilité sur les dépenses de l'entreprise, et une exposition à des frais de transaction étrangers inutiles.

• L'adoption d'une plateforme de gestion des dépenses unifiée rationalise le processus de gestion des dépenses, permettant aux entreprises de gérer leurs processus et flux de travail dans un emplacement centralisé. Cela conduit à une plus grande visibilité, des données plus précises et la capacité de prendre des décisions de dépenses stratégiques.

Qu'est-ce que la gestion des dépenses ?

La gestion des dépenses fait référence au processus de planification, de contrôle et d'analyse des dépenses et des frais de votre organisation. Le terme couvre tout, du traitement et du paiement des factures, de la gestion et du remboursement des dépenses des employés, de la surveillance du flux de trésorerie et de la réconciliation des comptes. Les entreprises cherchant à rationaliser leurs flux de travail et à se développer à l'échelle mondiale devraient chercher à améliorer leurs pratiques de dépenses pour garantir l'exactitude des enregistrements, la conformité, les économies de temps et de coûts.

Une gestion efficace des dépenses est cruciale pour augmenter les chances que votre entreprise atteigne ses objectifs financiers, car elle vous permet de réduire vos coûts, d'améliorer votre flux de trésorerie et d'augmenter votre compétitivité sur le marché.

Aperçu du processus de gestion des dépenses

Les processus de gestion des dépenses englobent une gamme d'activités financières de l'entreprise. Voici quelques-unes des principales responsabilités et processus qu'il couvre :

• Établissement d'objectifs financiers et de budgets conformes aux prévisions

• Mise en œuvre de politiques et de procédures de gestion des dépenses dans l'entreprise

• Création de bons de commande (PO) et gestion des approbations

• Suivi et catégorisation des dépenses de l'entreprise

• Soumission et approbation des rapports de dépenses

• Correspondance des factures avec les bons de commande et les reçus de livraison

• Surveillance des dépenses et réconciliation des frais avec les budgets pour découvrir toute divergence

• Traitement des paiements, par virements bancaires, cartes ou plateformes de paiement, et gestion des coûts de change (FX) et des conversions de devises

• Examen et analyse des tendances de dépenses pour identifier les opportunités d'économies de coûts

• Gestion des risques en assurant la sécurité des données et la conformité avec les réglementations locales

• Réconciliation des enregistrements internes avec les relevés bancaires pour garantir l'exactitude et l'exhaustivité des enregistrements financiers

Il existe de nombreuses autres tâches stratégiques associées à la gestion des dépenses ; l'adoption de technologies pour soutenir la gestion efficace des dépenses et des frais de l'entreprise, la centralisation des données de dépenses pour un accès et une visibilité plus faciles, la gestion des relations avec les fournisseurs, la négociation des contrats avec les fournisseurs, l'assurance de la conformité avec les politiques et procédures de l'entreprise, et la promotion d'une culture d'entreprise consciente des dépenses.

Pour centraliser les données commerciales dans votre organisation, disposer d'un processus de gestion des dépenses unifié peut garantir que votre entreprise gère ses achats et sa base de fournisseurs de manière holistique, maximisant ainsi la valeur de votre argent et atténuant les risques courants. Pouvoir suivre les dépenses et exécuter des paiements nationaux et internationaux sur une seule plateforme rend simple la gestion stratégique de vos sorties, quelle que soit la taille de votre entreprise.

Défis de la gestion des dépenses

Les entreprises de toutes tailles rencontrent de nombreux défis pour contrôler et gérer efficacement les dépenses de l'entreprise. Il peut être tentant pour les entreprises d'intégrer des solutions SaaS pour résoudre des problèmes de dépenses individuels, plutôt que d'adopter une solution holistique complète. Cependant, l'utilisation de plusieurs outils déconnectés finit souvent par créer plus de problèmes qu'elle n'en résout. Cela rend la réconciliation des dépenses problématique, nécessite des processus manuels (souvent sujets à des erreurs) pour connecter les données, et empêche la visibilité et le contrôle des dépenses, entraînant une mauvaise prise de décision financière. Cela est encore aggravé lorsque les opérations impliquent des transactions internationales ou un grand volume de paiements.

Les outils logiciels de gestion des dépenses courants sont souvent séparés des systèmes bancaires principaux car ils n'ont pas d'infrastructure financière incluse. Cela signifie que le paiement des factures (en particulier les paiements internationaux) nécessite plusieurs étapes manuelles sur différents systèmes, augmentant le risque d'erreurs et exposant les entreprises à des frais de transaction et de change inutiles.

Les processus manuels conduisent à des données inexactes

L'utilisation de méthodes obsolètes telles que les feuilles de calcul pour la gestion des dépenses peut devenir un cauchemar lorsqu'il s'agit de réconcilier les dépenses. Des processus de gestion des dépenses inefficaces peuvent entraîner des difficultés de nettoyage et de catégorisation des données de dépenses, rendant impossible de tirer des informations stratégiques ou de faire confiance à la fiabilité des données.

Les outils déconnectés empêchent la visibilité des dépenses

L'utilisation d'outils de gestion des dépenses déconnectés à usage unique supprime la capacité d'avoir une visibilité complète et précise sur les données de dépenses. Cela entraîne ensuite une perte de contrôle sur votre flux de trésorerie, ce qui peut causer une série de problèmes tels que des paiements tardifs aux fournisseurs, des impacts négatifs sur les relations avec les vendeurs et des problèmes de gestion budgétaire.

Les logiciels de gestion des dépenses non intégrés peuvent également ralentir considérablement le remboursement des dépenses des employés. Les données devront être transférées manuellement entre les plateformes, augmentant le risque d'erreur et de retard. Cette fragmentation entraîne des temps de traitement plus longs, chaque étape nécessitant une surveillance supplémentaire par plusieurs membres du personnel financier.

Frais inutiles et difficultés de conformité

Lors de l'utilisation d'outils de gestion des dépenses déconnectés, les fonds peuvent être soumis à des frais élevés de transaction internationale, laissant moins d'argent sur votre compte bancaire à la fin de chaque mois. Assurer la conformité du personnel mondial avec les politiques et procédures de l'entreprise peut également sembler une tâche monumentale sans les bons logiciels et processus.

Avantages commerciaux d'une gestion efficace des dépenses

La mise en œuvre de processus de gestion des dépenses complets et efficaces prépare votre entreprise pour une croissance évolutive et durable. Lorsque les entreprises fonctionnent dans des « silos financiers » (par exemple, le marketing dépensant son budget, les RH gérant les dépenses de voyage, etc.), un manque de visibilité inter-équipes peut entraîner des problèmes de gestion des fonds de l'entreprise de manière stratégique.

L'utilisation de la bonne technologie pour garantir la transparence facilite la prise de décisions basées sur les données qui stimulent la durabilité financière de votre entreprise.

Avantages financiers d'une gestion des dépenses rationalisée

• Économisez de l'argent en réduisant les dépenses inutiles, en négociant de meilleurs prix avec les fournisseurs et en améliorant les processus de gestion des achats et des contrats

• Réduisez les erreurs en adoptant des technologies qui automatisent les processus de gestion des dépenses, conduisant à des économies de coûts directes et à l'amélioration du résultat net de l'entreprise

• Obtenez de nouvelles informations en temps réel sur les dépenses et les schémas de dépenses de l'entreprise, vous aidant à rester au courant de vos budgets, à identifier les opportunités d'économies de coûts et à éviter des erreurs coûteuses

• Évitez les frais de change (FX) et de transfert international coûteux et inutiles en utilisant un logiciel de gestion des dépenses qui vous permet de stocker et de dépenser des fonds en plusieurs devises

• Prévenez les dépenses qui ne sont pas conformes aux politiques et procédures de l'entreprise, avec un meilleur contrôle et visibilité des dépenses grâce à des fonctionnalités telles que les contrôles de carte et les flux d'approbation

Avantages opérationnels d'une gestion des dépenses rationalisée

Économisez du temps, réduisez les erreurs humaines manuelles et réduisez les risques de conformité avec des automatisations qui font gagner du temps, telles que l'extraction de reçus et de factures alimentée par l'IA et les dépenses auto-catégorisées

• Améliorez la gestion transfrontalière des dépenses de l'entreprise, facilitant la mise à l'échelle des processus mondiaux car les dépenses et les politiques sont hautement visibles sur les entités

• Libérez des ressources humaines et techniques pour des activités plus stratégiques, telles que le renseignement commercial et l'analyse de données.

• Améliorez les relations avec les fournisseurs grâce à des paiements plus rapides et une meilleure visibilité des paiements, conduisant à de meilleures négociations de conditions contractuelles qui améliorent votre résultat net.

Comment un logiciel de gestion des dépenses unifié peut-il aider?

Le logiciel de gestion des dépenses unifié est conçu pour permettre aux entreprises de gérer rapidement et facilement les dépenses des employés et les dépenses de l'entreprise.

L'adoption d'une solution de gestion des dépenses tout-en-un (par opposition à des outils logiciels individuels pour chaque processus) rend simple l'obtention de la visibilité sur les dépenses mondiales de votre entreprise --- dans un emplacement central. Avec un outil unifié, vous pourrez efficacement contrôler, suivre, approuver et réconcilier tous les types de dépenses de l'entreprise, qu'elles soient nationales ou internationales.

Le logiciel de gestion des dépenses que vous choisissez doit offrir un suivi en temps réel des dépenses des employés et de l'entreprise, ainsi que des options de vue d'ensemble des données rapides et simples, des capacités de paiement personnalisables, une capture de documents facile et des capacités d'automatisation qui économisent des heures de temps de l'équipe financière.

Meilleures pratiques pour la mise en œuvre d'un logiciel de gestion des dépenses

Cultiver les meilleures pratiques dans le cadre de votre adoption d'un logiciel de gestion des dépenses peut aider à rationaliser vos flux de travail d'approvisionnement, à garantir que vos fournisseurs sont payés à temps et à améliorer vos relations avec les fournisseurs et les entrepreneurs, grâce à une planification stratégique.

Lever les meilleures pratiques de gestion des dépenses génère un effet d'entraînement positif au sein des opérations générales de votre entreprise, facilitant des résultats plus efficaces, productifs et rentables dans de nombreuses fonctions organisationnelles.

Profiter des opportunités d'automatisation et de centralisation

L'adoption d'une plateforme de gestion des dépenses automatisée peut aider les entreprises à réduire les erreurs causées par des erreurs humaines et des processus manuels fastidieux. Non seulement vos données seront plus fiables, mais vous serez plus efficace et les équipes financières auront exponentiellement plus de transparence et de visibilité sur les dépenses mondiales de l'entreprise.

En plus d'automatiser les processus, la centralisation des données de gestion des dépenses en un seul endroit peut vous aider à mieux comprendre vos schémas de dépenses mondiaux. Où l'argent est-il dépensé dans votre entreprise, combien est dépensé et à quelle fréquence ? Assurer que les données sont accessibles et facilement gérables rend plus simple l'identification des zones potentielles de réduction des coûts et la mise en œuvre de mesures pour améliorer la gestion des contrats.

Pour automatiser et centraliser vos données et processus, les entreprises devraient envisager d'adopter une solution de gestion des dépenses basée sur le cloud qui offre une intégration rapide et facile avec leur logiciel de comptabilité et leurs systèmes d'approvisionnement existants. Choisir une solution qui a une infrastructure financière intégrée supprime les procédures de paiement de factures complexes, car vous pourrez payer rapidement et facilement, directement via la plateforme.

Améliorer l'évolutivité avec une gestion centralisée des données

Une analyse précise et en temps opportun des données est la pierre angulaire d'une gestion efficace des dépenses pour les entreprises, rendant plus simple l'identification des zones de réduction des coûts et l'amélioration de la gestion des contrats avec les fournisseurs et les vendeurs.

La mise en œuvre d'un outil d'analyse des dépenses peut aider votre entreprise à catégoriser facilement vos données de dépenses, à identifier les tendances de dépenses et à fournir des informations sur les schémas de dépenses. En ayant accès à des données de qualité sur l'endroit où votre entreprise dépense de l'argent, vous pouvez prendre des décisions basées sur les données qui garantissent l'avenir de la viabilité financière de votre entreprise, ainsi qu'augmenter votre compétitivité sur le marché.

En adoptant des plateformes spécifiquement conçues pour les besoins des équipes financières mondiales modernes, il peut être plus facile que jamais de se développer à l'international, de transformer les faiblesses en forces et de poser les bases d'une croissance continue et durable.

Comprendre les besoins des différentes parties prenantes

Comme chaque fonction de département aura des besoins uniques pour un système de gestion des dépenses, communiquer clairement les changements avec ces parties prenantes et les aider à comprendre comment le nouveau logiciel de gestion des dépenses les bénéficiera est crucial pour obtenir leur adhésion.

Les défis courants auxquels les entreprises sont confrontées lorsqu'elles adoptent de nouvelles solutions logicielles de gestion des dépenses incluent des difficultés à trouver des ressources pour soutenir le déploiement, la résistance du personnel au changement et des problèmes d'intégration. Cependant, engager les parties prenantes tôt et montrer comment la plateforme bénéficie à leurs flux de travail quotidiens est la clé pour les gagner.

Optimiser la gestion des dépenses avec Airwallex

En tant que plateforme de gestion des dépenses unifiée, Airwallex soutient les entreprises dans leurs processus de dépenses mondiaux, aidant à résoudre le casse-tête de la gestion des dépenses. Avec Airwallex Spend, vous pouvez gérer l'ensemble du processus de dépenses et de frais de votre entreprise en un seul endroit. Avec des produits tels que Bill Pay, la gestion des dépenses, les cartes de débit commerciales internationales pour les transactions multi-devises et les intégrations comptables, vous obtiendrez une visibilité et un contrôle en temps réel sur vos dépenses, à la fois nationales et internationales.

L'avantage d'Airwallex est que notre système de gestion des dépenses a à la fois le logiciel et une puissante infrastructure financière intégrée. Cela signifie qu'il n'est pas nécessaire de déplacer différents flux de travail de paiement entre les systèmes, comme l'approbation des factures sur une plateforme et ensuite le paiement des factures via votre système bancaire ; tout est au même endroit.

L'utilisation des solutions de dépenses d'Airwallex peut considérablement réduire les frictions dans votre entreprise, améliorer l'exactitude de vos données de dépenses mondiales et faire gagner des heures de temps à votre équipe financière lorsqu'il s'agit de réconciliation. Cela les libère pour se concentrer sur des tâches plus stratégiques, comme la croissance de votre entreprise.

Explorez ce que le logiciel de gestion des dépenses d'Airwallex pourrait faire pour votre entreprise pour améliorer votre rentabilité et garder vos dépenses mondiales en vue --- le tout à partir d'une plateforme intuitive et totalement unifiée.

Obtenez une visibilité en temps réel sur vos dépenses, à la fois nationales et internationales

Gérez les dépenses de manière centralisée pour toutes les entités situées nationalement ou internationalement, avec une visibilité en temps réel sur les dépenses, y compris les dépenses par carte et les remboursements de poche.

Suivez les dépenses de votre entreprise et payez vos factures sur une seule plateforme

Une solution tout-en-un pour les cartes, les dépenses des employés et les comptes fournisseurs. Optimisez votre pile technologique avec la capacité de gérer les fonds, les devises et les paiements sur une seule plateforme.

Économisez du temps avec des automatisations alimentées par l'IA qui réduisent les tâches manuelles

Économisez du temps et de l'argent à votre équipe avec des automatisations et des informations alimentées par l'IA à chaque étape, de la soumission et des approbations des dépenses, à la détection des fraudes et à la gestion des risques de transaction.

Contrôlez les dépenses avec des contrôles de carte et des flux de travail personnalisés

Mettez en œuvre des contrôles de carte et des flux d'approbation de dépenses en quelques minutes, et configurez des flux de travail personnalisés pour gérer de manière centralisée les dépenses sur plusieurs entités nationales et mondiales, garantissant ainsi votre croissance mondiale future.

Rationaliser la gestion des dépenses pour un meilleur avenir commercial

Une gestion des dépenses réussie est cruciale pour le succès et la longévité de votre entreprise. Une gestion efficace des dépenses permet aux entreprises de réduire leurs coûts, d'améliorer, de gérer et de prévoir le flux de trésorerie, et d'augmenter la compétitivité sur le marché.

Pour les entreprises cherchant à améliorer leurs processus quotidiens de gestion des dépenses, un logiciel de gestion des dépenses qui offre des intégrations faciles, une automatisation alimentée par l'IA pour réduire les tâches manuelles et des méthodes simples pour analyser les données de dépenses peut révolutionner la façon dont vous faites des affaires.