Qu'est-ce que la gestion des dépenses: processus et avantages

Dans le paysage commercial hautement concurrentiel d’aujourd’hui, une gestion efficace des dépenses opérationnelles est plus essentielle que jamais. Avoir une supervision stratégique de vos dépenses ne permet pas seulement de contrôler vos coûts, mais génère également de la valeur pour l’entreprise et améliore la rentabilité.

Explorons la gestion des dépenses ainsi que les avantages qu’un processus rigoureux et stratégique peut apporter aux entreprises, quel que soit leur stade de croissance.

Points clés sur la gestion des dépenses

• La gestion des dépenses est le processus de planification, de contrôle et d'analyse des dépenses opérationnelles de manière à optimiser les coûts et à réduire les risques.

• Les défis courants que les entreprises rencontrent avec la gestion des dépenses incluent des processus manuels répétitifs, des systèmes de gestion des dépenses disparates et des données déconnectées, un manque de transparence et de visibilité sur les dépenses de l'entreprise, et une exposition à des frais de transaction étrangers inutiles.

• L’adoption d’une plateforme unifiée de gestion des dépenses rationalise le processus de gestion des dépenses, permettant aux entreprises de centraliser leurs processus et leurs flux de travail en un seul endroit. Cela améliore la visibilité, garantit des données plus précises et facilite la prise de décisions stratégiques en matière de dépenses.

Qu'est-ce que la gestion des dépenses ?

La gestion des dépenses désigne le processus de planification, de contrôle et d’analyse des dépenses et coûts d’une organisation. Ce terme englobe plusieurs aspects, notamment le traitement et le paiement des factures, la gestion et le remboursement des frais des employés, le suivi des flux de trésorerie et le rapprochement des comptes.

Les entreprises souhaitant rationaliser leurs processus et se développer à l’international doivent chercher à améliorer leurs pratiques de gestion des dépenses afin d’assurer l’exactitude des enregistrements, la conformité, ainsi que des gains de temps et de coûts.

Une gestion efficace des dépenses est essentielle pour maximiser les chances d’atteindre les objectifs financiers de l’entreprise. Elle permet de réduire les coûts, d’optimiser la trésorerie et d’accroître la compétitivité sur le marché.

Aperçu du processus de gestion des dépenses

Les processus de gestion des dépenses englobent un large éventail d’activités financières au sein de l’entreprise. Voici les principales responsabilités et étapes couvertes :

• Définir des objectifs financiers et établir des budgets en fonction des prévisions.

• Mettre en place des politiques et des procédures de gestion des dépenses adaptées à l’entreprise.

• Créer des bons de commande (PO) et gérer leur approbation.

• Suivre et catégoriser les dépenses de l’entreprise.

• Soumettre et approuver les notes de frais.

• Faire correspondre les factures aux bons de commande et aux bons de livraison.

• Surveiller les dépenses et rapprocher les coûts avec les budgets pour détecter d’éventuelles anomalies.

• Gérer le traitement des paiements par virements bancaires, cartes ou plateformes de paiement, ainsi que les coûts de change et conversions de devises.

• Examiner et analyser les tendances des dépenses afin d’identifier des opportunités d’économies.

• Gérer les risques en assurant la sécurité des données et la conformité aux réglementations locales.

• Rapprocher les enregistrements internes avec les relevés bancaires afin de garantir l’exactitude et l’exhaustivité des comptes financiers.

• La gestion des dépenses ne se limite pas au suivi et à l’analyse des coûts. Elle comprend également des tâches stratégiques essentielles, telles que :

• L’adoption de technologies pour optimiser la gestion des dépenses et des coûts opérationnels.

• La centralisation des données pour une meilleure accessibilité et visibilité.

• La gestion des relations avec les fournisseurs et la négociation de contrats.

• L’assurance de la conformité aux politiques et procédures internes.

• L’encouragement d’une culture d’entreprise responsable en matière de dépenses.

Pour centraliser les données financières au sein de votre organisation, avoir un processus unifié de gestion des dépenses peut garantir que votre entreprise gère ses achats et sa base de fournisseurs de manière cohérente, maximisant ainsi la valeur de votre argent et atténuant les risques courants. Pouvoir suivre les dépenses et exécuter des paiements nationaux et internationaux sur une seule plateforme permet de gérer stratégiquement les sorties de fonds, quelle que soit la taille de votre entreprise.

Les défis de la gestion des dépenses

Les entreprises, quelle que soit leur taille, rencontrent de nombreux obstacles dans la gestion efficace de leurs dépenses. Beaucoup choisissent d’adopter des solutions SaaS spécifiques pour répondre à des problèmes ponctuels, plutôt que d’opter pour une solution complète et intégrée.

Cependant, l'utilisation de plusieurs outils déconnectés entraîne souvent plus de complications qu’elle n’en résout. Elle complique le rapprochement des dépenses, oblige à recourir à des processus manuels sujets aux erreurs, et limite la visibilité sur les flux financiers, ce qui peut nuire à la prise de décisions stratégiques. Ces difficultés sont encore amplifiées pour les entreprises gérant des transactions internationales ou un volume élevé de paiements.

Les logiciels de gestion des dépenses sont souvent séparés des systèmes bancaires principaux, car ils ne disposent pas d’une infrastructure financière intégrée. En conséquence, effectuer des paiements, en particulier internationaux, nécessite plusieurs étapes manuelles sur différentes plateformes, augmentant ainsi les risques d’erreurs et exposant l’entreprise à des frais de transaction et de change inutiles.

Les processus manuels entraînent des données inexactes

L'utilisation de méthodes obsolètes, comme les feuilles de calcul, pour la gestion des dépenses peut rapidement devenir un cauchemar lorsqu’il s’agit de rapprocher les dépenses. Des processus inefficaces de gestion des dépenses peuvent entraîner des difficultés dans le nettoyage et la catégorisation des données, rendant impossible toute analyse stratégique et compromettant la fiabilité des informations financières.

Les outils déconnectés empêchent la visibilité sur les dépenses

L'utilisation d'outils de gestion des dépenses indépendants et non connectés empêche d'obtenir une visibilité complète et précise sur les données de dépenses. Cela entraîne une perte de contrôle sur votre trésorerie, ce qui peut provoquer une série de problèmes, tels que des retards de paiement aux fournisseurs, des impacts négatifs sur les relations avec les prestataires et des difficultés dans la gestion des budgets.

Un logiciel de gestion des dépenses non intégré peut également ralentir considérablement le remboursement des frais des employés. Les données devront être transférées manuellement entre différentes plateformes, ce qui augmente le risque d'erreurs et de retards. Cette fragmentation entraîne des délais de traitement plus longs, chaque étape nécessitant une validation supplémentaire par plusieurs membres de l'équipe financière.

Frais inutiles et difficultés de conformité

Lors de l'utilisation d'outils de gestion des dépenses déconnectés, les fonds peuvent être soumis à des frais élevés de transaction internationale, laissant moins d'argent dans votre compte bancaire à la fin de chaque mois. Assurer la conformité des employés à l'échelle mondiale avec les politiques et procédures de l'entreprise peut également sembler une tâche monumentale sans les logiciels et processus adéquats.

Les avantages commerciaux d’une gestion efficace des dépenses

La mise en place de processus complets et efficaces de gestion des dépenses permet à votre entreprise de se développer de manière évolutive et durable. Lorsque les entreprises fonctionnent en silos financiers (par exemple, le marketing gérant son propre budget, les RH s’occupant des frais de déplacement, etc.), le manque de visibilité entre les équipes peut entraîner des difficultés dans la gestion stratégique des fonds de l’entreprise.

L’utilisation des bonnes technologies pour garantir la transparence facilite la prise de décisions basées sur les données, contribuant ainsi à la pérennité financière de votre entreprise.

Les avantages financiers d’une gestion optimisée des dépenses

• Réduire les coûts en limitant les dépenses inutiles, en négociant de meilleurs prix avec les fournisseurs et en améliorant les processus d’approvisionnement et de gestion des contrats.

• Minimiser les erreurs en adoptant des technologies qui automatisent les processus de gestion des dépenses, ce qui entraîne des économies directes et améliore la rentabilité de l’entreprise.

• Obtenir des informations en temps réel sur les dépenses et les tendances de consommation, permettant un meilleur suivi budgétaire, l’identification d’opportunités d’économies et la prévention des erreurs coûteuses.

• Éviter les frais de change élevés et les coûts de transferts internationaux inutiles en utilisant un logiciel de gestion des dépenses qui permet de stocker et d’utiliser des fonds en plusieurs devises.

• Prévenir les dépenses non conformes aux politiques et procédures de l’entreprise grâce à un meilleur contrôle et une meilleure visibilité des dépenses, avec des fonctionnalités telles que la gestion des cartes et les flux d’approbation.

Avantages opérationnels d'une gestion des dépenses rationalisée

• Gagner du temps, réduire les erreurs humaines manuelles et minimiser les risques de non-conformité grâce à l’automatisation, notamment l’extraction des reçus et factures par IA et la catégorisation automatique des dépenses.

• Améliorer la gestion des dépenses transfrontalières, facilitant ainsi l’expansion des processus globaux grâce à une visibilité accrue des dépenses et des politiques à travers les différentes entités.

• Libérer des ressources humaines et techniques pour des activités plus stratégiques, telles que l’intelligence d’affaires et l’analyse des données.

• Renforcer les relations avec les fournisseurs grâce à des paiements plus rapides et une meilleure visibilité des transactions, facilitant ainsi la négociation de conditions contractuelles plus avantageuses.

Comment un logiciel de gestion des dépenses unifié peut-il aider ?

Un logiciel unifié de gestion des dépenses est conçu pour permettre aux entreprises de gérer facilement et rapidement les frais professionnels des employés ainsi que les dépenses de l’entreprise.

Adopter une solution tout-en-un pour la gestion des dépenses (plutôt que d’utiliser plusieurs outils logiciels distincts pour chaque processus) permet d’avoir une visibilité centralisée sur les dépenses globales de l’entreprise. Avec un outil unifié, il devient plus simple de contrôler, suivre, approuver et rapprocher efficacement toutes les dépenses, qu’elles soient nationales ou internationales.

Le logiciel de gestion des dépenses choisi doit offrir :

• Un suivi en temps réel des dépenses des employés et de l’entreprise.

• Une vue d’ensemble rapide et intuitive des données financières.

• Des options de paiement personnalisables adaptées aux besoins de l’entreprise.

• Une capture et une automatisation des documents pour réduire le temps consacré aux tâches comptables et financières.

Bonnes pratiques pour l’implémentation d’un logiciel de gestion des dépenses

Adopter les bonnes pratiques lors de la mise en place d’un logiciel de gestion des dépenses permet de rationaliser les processus d’approvisionnement, d’assurer le paiement ponctuel des fournisseurs et d’améliorer les relations avec les prestataires et sous-traitants grâce à une planification stratégique.

L’application des meilleures pratiques en gestion des dépenses crée un effet positif sur l’ensemble des opérations de l’entreprise, favorisant des résultats plus efficaces, productifs et rentables dans plusieurs fonctions organisationnelles.

Exploiter les opportunités d’automatisation et de centralisation

L’adoption d’une plateforme automatisée de gestion des dépenses peut aider les entreprises à réduire les erreurs causées par les interventions manuelles et les processus répétitifs. Non seulement les données seront plus fiables, mais l’efficacité globale s’améliorera, offrant aux équipes financières une transparence et une visibilité accrues sur les dépenses globales de l’entreprise.

En plus d’automatiser les processus, la centralisation des données de gestion des dépenses en un seul endroit permet de mieux comprendre les tendances des dépenses à l’échelle mondiale. Où l’argent est-il dépensé dans l’entreprise ? Quel est le montant des dépenses et à quelle fréquence ? Assurer l’accessibilité et la gestion simplifiée des données facilite l’identification des opportunités de réduction des coûts et la mise en place de mesures pour améliorer la gestion des contrats.

Pour automatiser et centraliser leurs données et processus, les entreprises devraient envisager d’adopter une solution cloud de gestion des dépenses offrant une intégration rapide et facile avec leurs logiciels comptables et leurs systèmes d’approvisionnement existants. Choisir une solution intégrant une infrastructure financière permet d’éliminer les procédures complexes de paiement des factures, en offrant la possibilité d’effectuer des paiements rapidement et facilement, directement via la plateforme.

Améliorer l’évolutivité grâce à une gestion centralisée des données

Une analyse précise et en temps réel des données est essentielle pour une gestion efficace des dépenses, permettant d’identifier plus facilement les opportunités de réduction des coûts et d’améliorer la gestion des contrats avec les fournisseurs et prestataires.

La mise en place d’un outil d’analyse des dépenses permet de catégoriser les données de dépenses, d’identifier les tendances de consommation et d’obtenir des informations clés sur les modèles de dépenses. L’accès à des données de qualité sur l’allocation des ressources financières permet de prendre des décisions basées sur les données, garantissant la viabilité financière de l’entreprise tout en renforçant sa compétitivité sur le marché.

L’adoption de plateformes spécifiquement conçues pour les besoins des équipes financières modernes facilite plus que jamais l’expansion internationale, la transformation des points faibles en atouts et la mise en place d’une croissance continue et durable.

Comprendre les besoins des différentes parties prenantes

Chaque département ayant des exigences spécifiques en matière de gestion des dépenses, il est essentiel de communiquer clairement les changements aux parties prenantes et de les aider à comprendre les bénéfices du nouveau logiciel de gestion des dépenses. Cette approche est cruciale pour assurer leur adhésion au projet.

Les principaux défis rencontrés lors de l’adoption d’un nouveau logiciel de gestion des dépenses incluent :

• Des difficultés à trouver les ressources nécessaires pour soutenir le déploiement.

• Une résistance au changement de la part des employés.

• Des problèmes d’intégration avec les systèmes existants.

Toutefois, impliquer les parties prenantes dès le début et leur montrer comment la plateforme améliore leurs processus quotidiens est la clé pour faciliter l’adoption et maximiser les bénéfices du nouvel outil.

Optimiser la gestion des dépenses avec Airwallex

En tant que plateforme unifiée de gestion des dépenses, Airwallex accompagne les entreprises dans l’optimisation de leurs processus financiers à l’échelle mondiale, simplifiant ainsi la gestion des dépenses. Avec Airwallex Spend, vous pouvez gérer l’ensemble des processus de dépenses et de frais professionnels en un seul endroit. Grâce à des produits tels que Bill Pay, la gestion des dépenses, des cartes de débit professionnelles pour les transactions multi-devises et des intégrations comptables, vous bénéficiez d’une visibilité et d’un contrôle en temps réel sur vos dépenses, qu’elles soient nationales ou internationales.

L’un des principaux avantages d’Airwallex réside dans l’intégration d’une infrastructure financière robuste directement au sein du logiciel de gestion des dépenses. Cela signifie qu’il n’est plus nécessaire de passer d’un système à un autre pour approuver et exécuter les paiements. Au lieu de devoir approuver une facture sur une plateforme et la payer via votre système bancaire, tout se fait en un seul endroit, simplifiant ainsi les flux de paiement et réduisant la complexité des processus financiers.

L’utilisation des solutions de gestion des dépenses d’Airwallex peut considérablement réduire les frictions au sein de votre entreprise, en améliorant la précision des données de dépenses globales et en faisant gagner un temps précieux à votre équipe financière lors du rapprochement des comptes. Cela leur permet de se concentrer sur des tâches plus stratégiques, comme le développement de votre entreprise.

Découvrez comment le logiciel de gestion des dépenses d’Airwallex peut optimiser la rentabilité de votre entreprise et vous offrir une visibilité complète sur vos dépenses mondiales, le tout depuis une plateforme intuitive et entièrement unifiée.

Obtenez une visibilité en temps réel sur vos dépenses, au niveau national et international

Gérez de manière centralisée les dépenses de toutes vos entités, qu'elles soient nationales ou internationales, avec une visibilité en temps réel sur l’ensemble des transactions, y compris les paiements par carte et les remboursements de frais avancés.

Suivez les dépenses de votre entreprise et payez vos factures sur une seule plateforme

Une solution tout-en-un couvrant les cartes, les dépenses des employés et les comptes fournisseurs. Optimisez votre infrastructure technologique en gérant vos fonds, devises et paiements sur une seule plateforme.

Gagnez du temps grâce aux automatisations basées sur l’IA

Faites gagner du temps et de l’argent à votre équipe grâce à des automatisations intelligentes et des analyses à chaque étape, depuis la soumission et l’approbation des dépenses jusqu’à la détection des fraudes et la gestion des risques transactionnels.

Contrôlez vos dépenses grâce aux paramètres de gestion des cartes et aux flux de validation personnalisés

Mettez en place des contrôles de carte et des flux d’approbation des dépenses en quelques minutes. Configurez des workflows personnalisés pour gérer de manière centralisée les dépenses sur plusieurs entités nationales et internationales, garantissant ainsi une croissance mondiale maîtrisée.

Rationaliser la gestion des dépenses pour un avenir commercial optimisé

Une gestion efficace des dépenses est essentielle à la réussite et à la pérennité de votre entreprise. Elle permet de réduire les coûts, d’améliorer la gestion et la prévision des flux de trésorerie et d’accroître la compétitivité sur le marché.

Pour les entreprises cherchant à optimiser leur gestion quotidienne des dépenses, un logiciel de gestion des dépenses offrant des intégrations faciles, une automatisation basée sur l’IA pour réduire les tâches manuelles et des outils d’analyse simples peut transformer radicalement leur manière de fonctionner.