甚麼是支出管理：流程解構及好處分析

今天環球及本地市場競爭同樣激烈，企業要穩中求勝，必須在日常營運中進一步提升業務開支的管理效率。策略性地監管開支不僅可以控制成本，更可提高這盤生意的商業價值及營利能力。

閱讀下文，我們將一步步探討何謂支出管理，以及對不同規模及處於不同發展階段的企業來說，一個全面的策略性開支監管流程可帶來甚麼好處。

支出管理的幾項重點

• 支出管理是指以降低成本及風險的方式，規劃、控制及分析營運開支的過程。

• 企業管理開支經常遇到的困難包括：繁瑣的手動流程、分散的支出管理系統及無法互通的數據、開支缺乏透明度及可見性，以及不必要的外匯交易費用。 

• 採用一體化的支出管理平台，有助簡化支出管理流程，讓企業可集中在同一個地方管理所有步驟及工作流程。這有助提升開支的透明度、數據的準確度，以及訂立開支策略的能力。

甚麼是支出管理？

支出管理所指的是規劃、控制及分析企業各類開支的過程。這個專業術語囊括發票處理及支付、員工費用的管理及報銷、現金流監控，以及帳戶對帳等。如您正尋求可簡化工作流程的方式，並有意拓展環球業務，您應從改善處理支出的習慣著手，確保可準確作出記錄、維持合規，亦可節省時間與成本。

有效的支出管理有助減低成本、改善現金流，並提高市場競爭力，因而對企業達成財務目標非常關鍵。

支出管理流程概覽

支出管理流程涵蓋一系列企業財務活動，以下是它兼及的一些重要職能及程序：

• 按照預測設立財政目標並制訂預算。

• 實施與支出管理相關的公司政策及程序。

• 建立採購訂單 (Purchase Order; PO) 並管理審批。

• 追蹤公司支出並進行分類。

• 提交及批核開支報告。

• 配對發票與採購訂單及交貨收據。

• 監控支出，並將開支與預算進行核對，發掘是否存在差異。

• 透過銀行轉帳、銀行卡或支付平台處理付款，並管理外匯成本及貨幣兌換。

• 檢視及分析支出趨勢，找出應循哪些方向節省成本。

• 透過確保資料安全及遵守當地法規來管理風險。

• 將內部記錄與銀行結單進行核對，確保財務記錄準確及整全。

除此以外，與支出管理相關的策略工序仍有許多，例如：利用科技提升業務支出管理效率，透過集中開支數據方便檢視並提升透明度，管理與供應商的關係，與供應商商議合約細節，確保流程符合公司政策及程序，以及培養對開支保持審慎的公司文化。

一體化的支出管理流程可集中企業所有業務數據，並確保企業整體地管理採購及供應商，從而最大幅度地提升資金的價值並避免常見風險。只要所有本地及環球支付都於單一平台上進行，並能同時於該平台追蹤這些支出，不論業務規模大小，便都可輕鬆並具策略性地管理您企業的開支。

支出管理的常見挑戰

各種規模的企業在有效控制及管理業務支出上都同樣面臨許多挑戰。相對採用全面的解決方案，某些企業可能寧可選擇 SaaS 解決方案解決個別困難。然而，同時使用多個互不相通的零散工具，最終往往衍生出更多問題。例如對帳會變得困難，導致必須以手動流程連接各方數據（容易出現失誤），削弱資料透明度，亦不利管控支出，為財務決策帶來負面影響。若企業需進行環球交易或大量支付，情況會更不堪設想。

坊間的支出管理軟件工具，大部分沒有內置金融基礎設施，因此並不連接核心銀行系統。這意味進行支付（尤其國際支付）時，需要跨系統執行多個手動步驟，除令發生失誤的風險大增，亦為企業帶來不必要的交易及外匯費用。

手動流程導致數據不準確

使用試算表等過時方法為開支對帳，隨時會搞得一團糟。無效的支出管理流程，可能會為清理及分類支出數據帶來困難，導致數據的可信性成疑，亦因而無法得出任何策略性洞見。

互不相通的工具令開支變得不透明

使用用途單一、與其他工具互不相通的支出管理工具，會導致無法全面而準確地掌握開支數據。這令您難以掌控企業的現金流，從而衍生一連串問題，例如：延遲向供應商付款、影響與供應商關係，以及影響預算管理。

這種無法與他者接合的支出管理軟件，更會大幅減緩員工報銷開支的速度。當數據需要跨平台手動傳輸，出現錯誤及誤期的風險便會大增。當碎片化的流程在每個步驟都需要多位管理財務的員工額外監督審視，處理時間便無可避免地變長。

不必要費用與合規困難

使用數據不互通的支出管理工具，可能會帶來高昂的國際交易費用，削減您每個月的資金結餘。如沒選用合適的軟件及管理流程，要確保環球員工遵守同一套公司政策及程序亦變得相對困難。

有效的支出管理帶來甚麼商業利益？

採用全面而有效的支出管理流程，有助企業爭取可持續擴展的業務增長。當企業依靠財務「孤島」運作（例如：行銷使用自己部門的預算、人力資源部管理出差開支等），團隊間缺乏資料透明度可能會令企業難以策略性地管理資金。

選用合適的科技確保數據透明，可助管理層更輕鬆地作出由數據主導的決策，令企業財務持續穩健發展。

簡化支出管理為企業財務帶來甚麼好處？

• 透過減少不必要支出、與供應商洽議更優惠價格，以及改善採購與合約管理流程來節省資金

• 採用自動化支出管理流程的科技，可大幅減少失誤，從而直接節省成本並提升利潤

• 獲取與開支及商業支出模式相關的最新實時洞見，有助企業更好地掌控預算、找出可節省成本的方向，並避免引致損失的錯誤。

• 使用讓您可選擇以多種貨幣儲存及使用資金的支出管理軟件，避免高昂且不必要的外匯及國際轉帳費用

• 透過卡管控及審批工作流程等功能，更好地管控開支並提升開支的透明度，避免出現不符合公司政策及程序的支出

簡化支出管理帶來甚麼營運效益？

• 透過由 AI 驅動的收據及帳單提取、開支自動分類等自動化功能，節省時間，並減少人為失誤及合規風險。

• 改善企業支出的跨境管理，令跨實體的支出及政策都清晰可見，使環球流程拓展得更順利。

• 將現有人力及技術資源投放於更具策略性的事務，例如商業智慧（BI）及數據分析。

• 透過提升付款速度及透明度，改善與供應商的關係，從而與對方洽議可為您帶來更高利潤的合約條款。

一體化支出管理系統帶來甚麼好處？

一體化支出管理軟件的設計旨在幫助企業可快速、輕鬆地管理員工支出及公司開支。

採用一體化支出管理解決方案（而不是就每個流程使用獨立的軟件），可輕鬆地處於中心位置宏觀企業的環球支出。透過一體化的工具，您將可有效地管控、追蹤、審批，及核對所有類型的本地及海外公司支出。

理想的支出管理軟件，應具備可即時追蹤員工及公司開支的功能，同時提供可快速而簡略地概覽數據的選項，並可按需要自訂付款功能，亦能輕易擷取文件，如備有自動化功能更可節省財務團隊的時間。

落實採用支出管理軟件的最佳做法

在落實使用支出管理軟件的同時，如能培養良好使用習慣，有助簡化採購工作流程，確保按時向供應商付款，並透過策略性規劃，改善與供應商和承包商的關係。

配合支出管理的良好習慣，可為企業的日常營運帶來正面的連鎖反應，特別顯現於眾多組織力表現，有助促進效率、生產力，及更大利潤。

利用自動化及集中化管理的好處

採用自動化支出管理平台，有助減少由人為失誤及繁瑣手動流程造成的錯失。您的數據會更可靠，管理效率亦會更高，而且當環球支出的透明度及可見性亦會倍增，財務團隊感受至深。

除了自動化流程，您亦可將支出管理的資料集中於同一個位置，這有助您更全免透徹地了解企業的環球開支模式——企業的錢花了在哪裏、花了多少錢，以及花錢的頻率如何？ 當數據容易存取且方便管理，您便可更輕鬆地找出哪個環節有機會減低成本，並推行可改善合約管理的措施。

企業如計劃將數據及管理流程自動化及集中化，應考慮採用基於雲端（cloud-based）的支出管理解決方案，可與現有的會計軟件及採購系統簡單快速地接合。選擇嵌入式金融基礎設施的解決方案，更可讓您不必再費心於處理複雜的帳單支付程序，往後只需直接在平台上簡易快速地進行支付。

集中數據管理，提升業務的可擴展性

準確與及時更新的數據分析，是企業有效管理支出的基石，可助您更輕鬆地找出削減成本的方向，並改善與供應商及廠商的合約管理方式。

使用支出分析工具，可助您輕鬆對開支數據進行分類，為您識別支出趨勢並提供開支模式的洞見。憑著有關企業資金花了在哪裏的高質數據，您可做出由數據主導的決策，從而保障企業未來的財務穩健性，並提高市場競爭力。

採用專為滿足現代環球金融團隊需求而設計的平台，可更輕鬆地拓展跨境業務，轉危為機，並為持續增長奠定基礎。

了解不同持份者需要

由於每個部門的職能對支出管理系統都有特定需求，您應與這些持份者就變更好好溝通，並幫助他們了解新的支出管理軟件將如何為他們帶來好處。這對獲得他們的支持非常重要。

企業採用一個新的支出管理軟件解決方案時，經常面對的挑戰包括難以找到足夠資源支援事前部署、員工抗拒變更，以及接合上的問題。盡早讓持份者人參與其中，並向他們展示新的平台將如何有利他們的日常工作流程，是贏得他們支持的關鍵。

Airwallex 助您改善支出管理

Airwallex 是一體化的支出管理平台，支援企業處理環球開支流程，協助解決管理支出的難題。透過 Airwallex「Spend」功能，您可於同一個位置管理企業整個開支流程。透過帳單支付、開支管理、可用於多幣交易的國際商業 Visa 卡，及接合會計軟件等產品，我們將助您可實時檢視及掌控本地及海外支出。

Airwallex 的一大優勢在於：我們的支出管理系統同時內置了軟件及強大的金融基礎設施。這正正意味著您再也毋需跨系統轉換不同支付工作流程，例如在一個平台中審批帳單，再透過銀行系統支付帳單——我們讓所有流程都集中於一處。 

使用 Airwallex 的支出解決方案，可大幅減少業務的營運障礙，令您環球開支數據的準確度大大提高，並為您的財務團隊節省對帳時間。這可讓他們騰出時間集中投放於更具策略性的要務，例如擴展業務。

進一步了解 Airwallex 開支管理軟件如何協助您提高企業的營利能力，並時刻掌控環球開支——這一切源於它操作簡易的一體化平台。

實時了解企業的本地及海外支出

集中管理企業所有實體 (entity) 的本地及海外支出，實時了解支出狀況，包括卡開支及墊支費用。

於單一平台上追蹤企業的支出並支付帳單

Airwallex 為您提供涵蓋卡、員工開支及應付帳款的一體化解決方案。透過在單一平台上管理資金、貨幣及進行支付，升級您的技術堆疊 (tech stack)。

由 AI 驅動的自動化功能，助您減少手動流程、節省時間

從費用提交和批准，到詐欺偵測及交易風險管理——每個流程都借助由 AI 驅動的自動化功能及洞見分析，節省團隊的時間與資金。

透過卡管控及自訂工作流程控制支出

短短幾分鐘，即可執行卡管控及支出審批流程，並透過自訂工作流程，可集中管理多於一個本地及海外實體（entity）的支出，令企業更有信心爭取環球業務增長。

簡化支出管理，創造更美好業務前景

卓越的支出管理對於企業的成功及持久發展至關重要。有效的支出管理，讓企業能降低成本，改善、管理及預測現金流，並提高市場競爭力。

如您正計劃改善日常支出管理流程，不妨考慮可輕鬆接合其他系統的支出管理軟件、可減少手動流程的人工智能自動化功能，以及各種可幫助分析開支數據的簡單工具；上述種種都能助您徹底革新營運的方式。