什么是应付账款？

应付账款（AP）是指企业因购买商品或服务，而需要供应商、卖家或服务提供商支付但尚未结清的款项。应付账款属于短期债务，通常记录在资产负债表的流动负债中（即未付账单）。需要注意的是，长期、高价值的债务（例如抵押贷款）并不包含在应付账款中。

应付账款是企业营运资金的重要组成部分。这些债务直接影响着企业如何维持稳定的现金流、履行财务义务，以及与供应商建立信任关系。 

管理应付账款是优化企业现金流的重要手段。通过合理安排付款时间，企业可以在更长时间内保留资金，并将其再投入业务经营。例如，良好的应付账款管理可以帮助企业按时支付账单，避免逾期罚款，同时加强与供应商的合作关系。

准确记录所有支出信息还能为企业财务健康提供重要洞察，有助于揭示支出模式、识别低效之处，并确保税务合规。通过分析这些记录，企业可以追踪费用、监控现金流，并做出明智的支出管理决策。

应付账款流程

应付账款流程的每个阶段都需要精心管理。

以下是应付账款流程的逐步分解：

企业提交采购订单（PO）：采购订单是购买商品或服务的详细清单，包含价格、交易条款、交付日期以及付款期限等信息。它是一份正式协议，用于确认订单的准确性，需要由企业签署方可生效。

供应商完成订单：供应商会审查订单，并决定接受、修改还是拒绝该订单。若订单被接受，供应商将按照订单要求完成交付。

企业生成接收报告：收到商品或服务后，企业会生成一份接收报告。这份文件用于核实收到的物品或服务是否与采购订单上的细节相符。报告中包括物品描述、数量以及接收时发现的任何差异等详细信息。

企业接收、审核并批准供应商发票：在商品或服务交付且接收报告处理完毕后，供应商会发送付款发票。企业和企业财务部门审核发票后，若无误则批准付款；若发现任何不准确之处，则要求供应商进行修正。

企业记录发票并安排付款：发票获得批准后，企业需要在会计系统中记录该发票，以便跟踪短期债务，并安排付款时间，同时留意付款到期日，避免逾期。

企业支付发票并记录：企业按照约定条款支付发票，支付方式可能包括美国 ACH 转账等电子支付网络、支票、信用卡或其他双方认可的方式。付款后，企业需在会计系统中进行对账，确保账户信息保持最新状态。

企业需要应对的应付账款挑战

传统上，应付账款管理是一项需要依靠人力的工作。例如，会计人员可能需要将采购订单和发票的条目逐一对比。这种方法不仅增加了财务出错的风险，还可能影响企业的发展。手动处理数据录入和文件记录，尤其是在处理大量交易时，更容易出现错误。这些错误可能导致错误付款、发票延迟以及损害与供应商关系等问题。

手动流程和系统脱节是应付账款管理中的一大挑战。例如，如果企业的账单系统与支付系统无法同步，就更容易出现记录被篡改或未经授权付款而不被发现的情况。 

如何平衡现金流并履行支付义务是应付账款管理中的另一项挑战。企业需要确保有足够的资金来偿还短期债务，同时不影响其他财务承诺。当与国际供应商合作时，现金流管理变得更加复杂，因为汇率波动可能导致意外的成本增加。

借助软件实现应付账款流程自动化

应付账款管理软件可自动化并简化整个应付账款流程。此类软件能够处理从发票接收到对账的所有环节，帮助应付账款团队自动提取发票详情、送审并启动支付流程，无需手动录入数据。

应付账款流程自动化的优势

应付账款自动化软件提供以下优势：

减少人为错误：自动化系统负责数据录入和计算，从而降低出错风险，确保财务记录的准确性和一致性。

提高效率：自动化通过简化从接收发票到完成付款整个应付账款流程，为应付账款团队节省了大量时间。

提高财务透明度：通过实时监控和报告功能，企业可以清晰掌握账单状态，从而更轻松地进行财务预测和预算规划。

增强安全性和合规性：通过数据加密等强大的安全功能，自动化软件能够有效保护企业数据，降低欺诈行为的发生可能性，并确保企业符合相关监管要求。

简化审批流程：通过定制化审批流程，确保发票能够快速得到相关部门的审核和批准，从而减少流程中的阻碍，加快付款周期。

改善与供应商的关系：持续按时付款有助于增强企业与供应商之间的信任，促进更牢固的合作伙伴关系。

选择应付账款软件时需要关注的要点

考虑使用应付账款软件时，企业有必要考虑几项关键要点。以下是一些需要关注的要点：

与现有系统和工具的集成：确保软件能与 QuickBooks 或 Xero 等现有的小型企业会计软件轻松集成，并与其他业务系统兼容，例如企业资源规划（ERP）系统。

自动化功能：强大的自动化功能，例如通过 OCR 技术自动提取和处理发票信息、支付处理以及对账，是提高应付账款效率和准确性的关键。

定制化审批流程：软件应支持创建定制化审批流程，以匹配企业原有的流程。

多币种支持：如果企业现在与国际供应商有合作，或者将来计划与国际供应商合作，软件应支持以多种货币支付账单。

跟踪功能：软件应提供发票、支付和财务交易实时跟踪功能。这有助于企业掌控现金流。

报告：软件应支持生成自定义报告，以便企业分析支出模式、识别趋势，同时更有效地进行财务预测。

扩展能力：随着企业跨境发展，软件应具备处理更多交易和更复杂应付账款流程的能力。此外，软件还应提供内置企业卡和费用管理工具等附加功能，以便企业在一站式平台上全面掌控支出，简化财务管理流程，提升透明度。

安全与合规措施：软件提供商应采取安全措施保护企业财务信息，并具备相关功能，帮助企业遵守全球和本地法规。

借助 Airwallex 空中云汇，掌控应付账款和全球支出

从发票上传到安排付款，企业可以通过自动化应付账款流程消除繁琐的手动工作，减少错误，并实时洞察企业的财务状况。

借助 Airwallex 空中云汇，企业不仅可以通过账单支付软件简化应付账款流程，还能够获得强大的工具来管理企业支出的各个方面。我们全面的支出管理平台无缝集成了账单支付与多货币钱包、企业卡和员工卡，帮助企业一站式了解全球支出。

 Airwallex 空中云汇如何改善企业应付账款全流程：

• 自动上传并处理来自全球供应商的发票

• 使用企业多币种账户余额支付账单，或以极具市场竞争力的汇率换汇

• 向 120+ 个国家和地区的供应商付款时，使用本地支付网络，避免国际交易费用

• 通过与企业支出政策一致的多层级审批流程，保持全面控制

• 通过与 NetSuite、Xero 和 QuickBooks 等会计软件集成，加快对账速度

• 借助我们的企业卡，在一站式平台上整合应付账款、员工支出和企业支出