最適合香港中小企的費用報銷管理系統

要有效地進行財務管理，選擇適合自己公司的費用管理系統非常重要，這不但能降低人為錯誤的機會，節省寶貴時間，更可以令財務總監和財務團隊更有效地控制預算，實踐戰略財務管理。

本文將會探討最適合香港中小企的 5 個費用報銷管理系統，助您簡化財務管理程序，提高效率。

甚麼是費用報銷管理系統？

費用報銷管理系統的出現，是為了幫助企業簡化追蹤、整理、報銷和核對業務開支的流程。這些系統工具能將整個費用管理程序自動化，由遞交和審批費用開支，到整合詳細財務報告，系統都能幫您輕鬆完成。

相比需要人手輸入數據的傳統報銷方式，費用報銷管理系統能減少人為錯誤，節省時間，同時確保數據準確性，令整體財務控制更有效率。

費用報銷管理工具如何運作？

費用報銷管理系統主要透過執行公司的費用報銷政策來避免超支情況。要確保系統能有效運作，首先要清晰制訂報銷政策，並列明費用類別。

一般來說，系統運作分為五個步驟：

1. 遞交費用：員工透過系統提交業務開支，標明費用用途、日期和金額之餘，亦同時要上傳單據以作證明。

2. 檢查政策合規性：系統會根據公司的費用報銷政策，自動檢查每筆費用的合規性，包括支出限額和指定供應商等。

3. 審批流程：系統管理員會收到通知，批准或拒絕每筆費用報銷

4. 報銷流程：一經批准，系統會透過支薪或會計軟件處理報銷，確保準時支付員工

5. 報告及分析：每個月底，系統就會整合一份詳細的開支報告，就開銷模式、合規問題和降低成本機會等議題提供洞察和建議。

中小企費用管理的關鍵要素

1. 公司規模及所屬行業

不同的公司規模、架構和行業，使用費用管理軟件的方式也會有差異。舉例來說，如果您的公司有多個業務分支，您可能需要為每個分支設置獨立的費用報銷系統，從而提高各個業務的財政清晰度。

2. 費用類別、定義和預算 

無論您是以人手還是軟件系統管理業務開支，您都需要釐清業務常見的費用類別，並為每個類別設定支出限額。如果您的業務涉及以下活動，使用費用報銷管理系統能令您的財務管理更高效快捷：

• 出差費用：如果您的員工經常需要因公外遊，您可以透過費用管理自動化系統簡化機票、住宿、交通和餐飲費等的開銷

• 應酬交際費：準確地紀錄因要與客戶建立良好關係和拓展業務而涉及的開支，例如餐飲、娛樂、送禮等活動，從而確保合規性

• 國際團隊：輕鬆管理不同貨幣的支薪和海外辦公室費用。如果有遙距工作的員工，亦可以透過系統追蹤家庭辦公室設備、無線網絡和其他津貼的開支

• 軟件訂閱月費：對於日常工作需要多個軟件進行的技術開發和媒體機構，費用報銷系統能確保準時支付訂閱費，避免影響日常營運

3. 有效的公司費用報銷政策

這是維持有效開支管理的先決條件 —— 當您開始制訂公司的費用報銷政策時，記得留意以下四方面：

1. 明確解釋費用審批和報銷的程序：確保所有員工都了解費用報銷的確切流程，以及負責審批的人員。設計報銷流程時，您亦應該考慮以下因素：

   • 報銷需要的詳細資料，例如：開銷目的、日期、費用類別

   • 開支證明，例如：電子或紙本收據、銀行月結單截圖

   • 遞交費用報銷期限

   • 審批所需時間

   • 報銷所需時間

2. 確保政策的清晰度、透明度和合規性：推行費用管理系統時，務必要鼓勵員工參與，確保他們完全了解新的費用報銷政策，並為他們提供支援。您亦應當考慮法律和稅務的合規性，釐清哪些費用可以減免稅項，從而簡化會計和對賬流程。

3. 考慮違規後果和例外情況：如果您的員工未能遵守費用報銷政策，會有甚麼後果（例如警告信和罰款）？某些員工或費用類別是否需要有例外？明確地解答這些問題能幫助您更順利地管理費用開銷，同時維持公平性和透明度。

4. 進行機構內部溝通及頻繁更新：您的費用報銷政策將會隨著您的業務增長而改變 —— 您可能需要定義一些新的費用類別，而另一些則可能不再適用。定期審視和調整您的費用政策，並透過各個渠道（包括共用雲端硬碟和內部網絡等）與所有員工溝通。

常用的費用報銷管理軟件及工具

我們比較了市面上常見的費用報銷系統工具，助您作出明智選擇。

費用管理工具如何助您減省成本開支？

1. 交易費用較低

先進的費用管理解決方案提供綜合支付服務和批量支付，從而減少因報銷和支付供應商所需要承擔的交易費用。一些平台更提供交易費用較低的公司卡或員工卡，進一步降低成本。

2. 減免重複業務開支

透過提高員工開支的透明度和清晰度，您可以輕鬆識別並減除重複的費用。一些費用管理自動化系統更讓您在幾個按鍵之間就能認清不必要開支。

3. 釐清所有扣稅開支

費用管理方案能準確地紀錄所有可扣稅的款項，確保您獲取最多稅務優勢。

另外，系統能自動有條理地保存所有單據，有助於報稅和審計過程，減少因意外丟失而被處罰的可能性。

4. 提高合規性、將超支機會減到最低 

您的費用管理自動化系統能擔當看守的角色，確保所有開支都符合公司的費用報銷政策。這能大大降低不合規費用和超支的可能性。

5. 與供應商建立良好關係

利用數據解構某些供應商的支付模式，協商批量折扣或其他更好的交易條件。

此外，您還可以根據成本效益重新評估所有供應商，從而降低整體成本。

為甚麼選擇 Airwallex 的開支管理服務？

Airwallex 為有意拓展全球的企業提供一站式金融科技平台，簡化整個財務管理，當中包括全面的開支管理方案：

• 能讓您使用多種貨幣的 Airwallex 雲匯 Visa 卡：公司在網上按幾個鍵就能為員工創建 Airwallex 雲匯 Visa 卡，讓他們能自主支付日常業務開支。這些卡有內置的費用管理功能，讓您設定支出限額、限制向特定商家進行支付、並進行實時監控。

• 免除不必要的換匯費用：直接用您 Airwallex 企業帳戶的結餘進行多幣支付，免除所有不必要的國際交易換匯費用。

• 高效的員工開支遞交和審批流程：只需透過一個 Airwallex 平台，員工便可以隨時隨地上傳單據、為費用進行分類、並遞交費用報銷申請；而您的財務團隊亦能實時追蹤並審批業務支出。另外，您可以建構多重審批工作流程，和設定費用報銷遞交標準。

• 與其他商務工具無縫連接：Airwallex 易於使用的外掛程式能助您無縫連接您現有的商務平台，例如 Shopify 和 WooCommerce，亦可與 Xero 等會計軟件對接，從而實現自動對賬，簡化財務管理的方方面面。

• 為業務分支創建獨立費用帳戶：Airwallex 能讓您創建獨立的費用帳戶和新增用戶，而無需額外收費。這代表您可以清晰地掌控不同辦公室或分公司的員工開支。

相比其他費用管理系統，Airwallex 有甚麼優勢？

Airwallex 提供全面的金融解決方案，隨著您的業務向全球發展，我們的平台亦能提供多種適合您的金融工具，一路成為您的強大後盾。

這些工具包括 公司卡及員工卡、國際匯款、全球收單 以及 Airwallex 企業帳戶 ，能讓您以超過 60 種貨幣於 150 多個國家及地區進行交易。

與其他費用管理平台不同，Airwallex 讓您免費開設帳戶和創建公司卡。

利用 Airwallex 簡化您的費用管理流程

透過 Airwallex 全面掌控您的企業財務，簡化費用管理流程。了解我們的全套金融工具能如何助您免除不必要開支，提高效率，在您業務擴展全球的同時，繼續為您提供無縫支援。

立即登記，體驗智能費用管理。

常見問題

1. 甚麼是費用管理軟件？

費用報銷管理系統能幫助企業簡化追蹤、整理、報銷和核對業務開支的流程。員工能透過系統遞交業務開銷，而財務團隊能透過這個統一平台審批和處理報銷。

一個好的費用管理解決方案不但能簡化報銷工作，更可以降低成本，同時提高生產力。要有效地利用費用管理工具，公司必須制訂清晰的費用報銷政策。

2. 如何為您的企業選擇最合適的費用報銷管理軟件？

這取決於你公司的規模、架構、行業和業務性質。

舉例來說，如果您的公司有多個業務分支，那您就需要選擇一個不會就用戶數量收費、並能提供多重審批程序的費用管理軟件。

如果您的業務涉及大量商務旅遊或應酬交際費用，您就應該選擇能設定開支限額、提供自動化審批程序、和實時監控功能的管理系統，有效地避免超支情況。

另外，您亦需要考慮費用管理系統與現行平台的兼容度。

3. Airwallex 費用管理系統能用於商務旅遊和報銷嗎？

可以，Airwallex 的費用管理解決方案能應用在商務旅遊開支和報銷程序上。

您可以為您的員工創建 Airwallex 雲匯 Visa 卡，用於支付出差相關的費用。這種卡讓員工能以多種貨幣自主支付，而內置的自動費用管理功能（例如限制支出金額和實時監控），能助您有效避免超支。

至於員工墊支的費用，借助 Airwallex 的智能費用遞交和審批程序，員工能隨時隨地遞交費用報銷，而財務團隊亦可以實時進行審批，確保準時支付員工。

資料來源：

上述有關 Xero、Quickbooks、NetSuite 及 Expensify 的資料擷取於 2024 年 6 月，資料只供參考。請造訪相關網站獲取最新資訊。