五個最適合中小企的開銷記帳軟件

有效地追蹤企業開銷能有助辨識減免税項的機會，同時提高財務表現 —— 這不僅有利於戰略計劃，還能確保財務合規性。所以，任何規模和性質的公司都需要一個有效的開銷記帳系統。

接下來，我們將探討 5 種最適合中小企的開銷記帳軟件，助您選擇最切合您需求的選項。

甚麼是開銷記帳軟件？

開銷記帳軟件令企業能準確地紀錄開支，使其更容易組織帳單並了解現金流狀況。一些較先進的開銷記帳軟件可以自動紀錄支出，簡化報銷流程，從而提高整體財務營運的效率。

軟件會紀錄甚麼資料？

為方便財務報告和分析，開銷記帳軟件會紀錄以下重要資訊：

1. 開銷日期

2. 總金額及所使用貨幣

3. 收款人

4. 費用類別

5. 費用目的

企業應該每隔多久進行開銷記帳？

追蹤開銷的重要性就如監控業務收入一樣重要 —— 您不會等到年底才檢查您的收入；同樣地，您也不應該太遲了解您的費用支出。

話雖如此，追蹤開銷的最佳頻率其實取決於您的業務性質。一些小企業老闆會立即紀錄所有涉及的費用支出；專業服務供應商則會在項目完結或向客戶開立發票時才總結所有開銷。

無論是日度、週度、月度還是根據項目進度，您應該根據企業營運的實際需要來制訂追蹤費用的例程。

追蹤開銷能如何幫助我的企業？

透過自動化和簡化開銷記帳流程，中小企可以：

1. 節省時間，同時提升生產力： 根據 Rydoo 於 2024 年進行的研究，以開銷記帳軟件代替人手入帳 (如透過 Excel) 後，公司可每年節省 30,000 多個小時，生產力更能提高 70% 以上。

2. 保持準確可靠的財務紀錄： 將開銷記帳自動化能顯著減少人為錯誤的可能性。

3. 清晰了解現金流狀況： 企業老闆可隨時透過開銷記帳軟件查看實時數據，掌握現金流的實際狀況，從而更好地預測和管理財務預算。

4. 優化財務預算： 透過辨識重複及不必要的開支，企業可以更有效地分配資金。

5. 更好地進行稅務規劃及遵從財務合規： 開銷記帳軟件能確保財務紀錄的準確性、分類一致性和紀錄的完好性，幫助企業快速辨識可扣除税項的開支，同時避免因違規而罰款的機會。

企業費用的種類

了解企業費用的類別能助您更好地管理和掌控您的財務狀況。以下是常用的費用分類方法：

1. 固定支出：每個月必須支付的費用，金額大概一致，例如辦公室租金、員工薪酬和 Shopify 訂閱費用

2. 變動支出：根據企業活動而變動的開支，例如水電費、供應商支付、物流費用、廣告費等

3. 直接支出： 與特定產品或服務直接相關的成本，例如原料成本、特定項目的自由工作者薪金

4. 間接支出： 不能直接與特定產品或服務掛鉤，但仍是業務營運的必要開支，例如辦公室用品、法律顧問費用、會計服務費用等

透過將開銷分類，您將更容易了解您的業務開支模式，並以最好的方法來追蹤、監控、優化和降低成本。如果您仍然沒有頭緒，開銷記帳軟件一般都會提供預設範本，助您快速開始追蹤費用開支。

如何透過開支紀錄軟件建立開支報告？

當您開始實施開銷記帳軟件系統，業務的每筆費用都會被紀錄、分類、和被列入相關報告。 

軟件會隨之製作開銷報告，助您了解資金去向和開支原因，指出降低成本的機會，並方便您報稅和遵從財務合規。

簡單而言，開銷記帳軟件彌補了簡單紀錄費用的缺口，透過建議實際的財務規劃行動，進一步提升企業的財務健康和表現。

開銷記帳的最佳做法

為企業採用開銷記帳軟件只是改善財務表現的第一步 —— 以下五項關鍵措施能助您發揮費用追蹤的最大影響。

1. 清晰定義您的開支政策： 制訂全面的開銷政策，明確定義審批工作流程和指定負責人，確保系統的問責架構和一致性。

2. 善用公司卡及員工卡： 為員工創建員工卡，從而輕鬆地追蹤個人或部門的開支。Airwallex 雲匯 Visa 卡內置預算管理功能，能有效監察和控制支出。

3. 採用中央處理方法：: 透過在同一平台處理公司費用及員工墊支費用的報銷程序，簡化您的財務運作。

4. 培養透明和守時的企業文化： 鼓勵員工按時遞交費用報銷和有關企業開支的公開討論，從而避免差異對待和意外費用。

5. 定期評估費用追蹤系統： 審視您的開銷記帳系統和報告，辨識需要改進的範疇和降低成本的潛在機會，確保財務表現符合預算目標。

香港最常用的五個開銷記帳軟件

我們綜合了五款香港企業最常用的開銷記帳軟件，助您作出明智選擇。 

**受條款及細則約束。

當您選擇開銷記帳軟件時，您必須清晰了解您的實際需要、預算和團隊的技術和接受程度，同時著眼未來發展。最理想的開銷記帳軟件應能滿足您的當前需要，並能隨著您的業務發展而滿足更多需求，確保軟件投資的有效性，同時保持營運效率。

利用 Airwallex 追蹤費用開支

Airwallex 遠不止是單純追蹤費用的工具 —— 作為一站式金融科技平台，Airwallex 能幫助企業簡化整個財務管理流程，當中包括全面的開支管理方案：

1. 實時追蹤及掌控員工開支

透過 Airwallex 雲匯 Visa 卡，您可以在數分鐘內免費創建員工卡。這些卡有內置的開支管理功能，讓您設定支出限額、限制向特定商家進行支付、並進行實時監控。

2. 輕鬆將費用申報流程自動化 

透過 Airwallex 平台，員工可以隨時隨地上傳單據及遞交費用報銷申請；您的財務團隊能實時追蹤和審批業務支出。您更可以自訂多層審批流程，並設定費用報銷遞交標準。

3. 與其他商業工具無縫對接

Airwallex 易於使用的外掛程式能助您無縫連接您現有的會計軟件系統，例如 Xero 和 QuickBooks ，實現自動對賬，同時徹底簡化財務管理。

4. 清晰了解業務分支表現

您可以透過 Airwallex 為不同業務分支創建獨立的費用帳戶和新增用戶，而無需額外收費。這代表您可以清晰地完全掌控各地辦公室或分公司的員工開支。

5. 全面的金融解決方案 Airwallex 為有意拓展的企業而設，提供多種能加速企業發展的金融工具，包括公司卡、國際匯款、網上收款等。Airwallex 企業帳戶拓展全球。隨著您的業務向全球發展，我們的平台亦能提供多種適合您的金融工具，助您運籌帷幄。

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無論是線上廣告、軟件訂閱還是辦公室用品，只要您使用 Airwallex 雲匯 Visa 卡消費，不限線上線下，您都能夠賺取現金回贈，將資金重新投資於業務發展。

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常見問題

甚麼是開銷記帳軟件？

開銷記帳軟件有助於準確地紀錄開支，令企業更輕鬆地組織帳單並了解現金流實況。一些較先進的開銷記帳工具更可以將支出紀錄流程自動化，同時簡化報銷流程，提高整體財務效益。

Airwallex 有提供開支追蹤解決方案嗎？

有，Airwallex 提供全面的開支管理方案，而開支追蹤是其中一個高效功能。

透過 Airwallex，您可以制訂多層開支審批程序、簡化全球開支的報銷和對賬流程、透視現金流和其他財務數據等。

Airwallex 和其他開支追蹤工具有甚麼不同？

Airwallex 是一個一站式金融科技平台，能幫助企業簡化整個財務管理流程。除了所有開銷記帳軟件工具的關鍵功能外， Airwallex 企業帳戶還為有意拓展全球的企業，提供一系列能加快企業發展的工具，包括免費創建公司卡及員工卡、利用領先市場的匯率進行換匯及國際匯款、以 60 多種當地支付方式接受網上支付等。

資料來源：

有關 Xero、QuickBooks Online、ABSS 及 Info-tech 的資料擷取於 2024 年 8 月。資料只供參考。詳情請瀏覽各官方網站以獲取最新資訊。

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