Wat is een virtuele betaalkaart en hoe werkt het?

Wat is een virtuele betaalkaart?

Een virtuele kaart is vergelijkbaar met een traditionele credit- of debetkaart, maar bestaat alleen in digitale vorm. Het wordt voornamelijk gebruikt voor online aankopen en abonnementsdiensten en biedt een gemakkelijk en veilig alternatief voor fysieke betaalmethoden.

Gartner voorspelt dat tegen 2025 80% van de B2B-verkoopinteracties tussen leveranciers en kopers via digitale kanalen zal plaatsvinden.¹

Naarmate millennials steeds vaker belangrijke beslissingsrollen gaan vervullen, zal een verkoopervaring zonder tussenkomst van een verkoper de norm worden.

Met de trend naar een digitale-eerst-aanpak en minder persoonlijk contact met klanten, wordt verwacht dat de betekenis van virtuele betaalkaarten als betaalmethode voor B2B-transacties zal toenemen. In feite maakt het zakelijke gebruik van virtuele betaalkaarten al 69% van het totale marktaandeel uit ² en de markt voor virtuele kaarten zal naar verwachting tegen 2023 1,3 biljoen USD bereiken.³

Als je overweegt virtuele betaalkaarten voor je bedrijf aan te schaffen, lees dan verder om meer te ontdekken over hoe ze werken en waar je op moet letten bij het kiezen van een betaalkaart.

Samenvatting:

• Wat is een virtuele kaart? Een virtuele kaart is in wezen een digitale versie van een fysieke credit- of debetkaart, die exclusief is ontworpen voor online transacties en het verbeteren van veiligheidsmaatregelen.

• Hoe werken virtuele betaalkaarten? Virtuele betaalkaarten maken gebruik van technologie om unieke kaartnummers te genereren voor veilige online betalingen, waardoor de gegevens van je hoofdrekening privé blijven.

• Hoe krijg je een virtuele betaalkaart?  Virtuele betaalkaarten kunnen online worden aangemaakt via banken en andere financiële instellingen zoals Airwallex.

• Zijn virtuele betaalkaarten veilig? Ja, virtuele betaalkaarten bieden versterkte veiligheidsmaatregelen, zoals de mogelijkheid om uitgavenlimieten in te stellen en transacties te beperken op basis van het type handelaar. Daarnaast kun je de kaarten onmiddellijk bevriezen of annuleren, wat extra bescherming biedt tegen fraude.

Hoe werken virtuele betaalkaarten?

Elke virtuele betaalkaart heeft een uniek kaartnummer dat gekoppeld is aan je hoofdbankrekening of financieringsbron. Je kunt meerdere virtuele betaalkaarten aanmaken en deze gebruiken om in verschillende valuta's te handelen met de beschikbare fondsen op je rekening. Sommige aanbieders bieden extra functies, zoals de mogelijkheid om uitgavenlimieten in te stellen en wegwerpkaarten te maken die automatisch vervallen na de bedoelde betaling.

Lees hieronder hoe virtuele betaalkaarten werken:

1. Betaalkaart aanmaken: Gebruikers kunnen een virtuele betaalkaart aanmaken via de website van hun bank of financiële provider. Ze ontvangen hun virtuele kaartgegevens, inclusief een uniek kaartnummer, vervaldatum en beveiligingscode. Ook kunnen ze eventueel kiezen om specifieke uitgavenlimieten of vervaldatums voor de kaart in te stellen voor meer controle.

2. Transactie:Bij het maken van een aankoop worden de virtuele kaartgegevens ingevoerd, net als bij een traditionele betaalkaart. De transactie wordt versleuteld en verwerkt via beveiligde betalingsgateways, wat zorgt voor de veiligheid van de financiële informatie van je bedrijf.

3. Autorisatie: Je bank of financiële provider verifieert de transactie, controleert of er voldoende fondsen beschikbaar zijn en of de transactie voldoet aan eventuele ingestelde limieten. Goedkeuring wordt vervolgens teruggestuurd naar de handelaar zonder dat gevoelige rekeninginformatie wordt onthuld.

4. Voltooiing: Het aankoopbedrag wordt van je rekening afgeschreven en de verkoper ontvangt de betaling. De transactie verschijnt op je afschrift, gekoppeld aan het virtuele kaartnummer, wat het eenvoudig maakt om te volgen en te beheren.

Waarom zou je een virtuele betaalkaart gebruikenn in Europa?

Virtuele kaarten bieden een gemakkelijke en veilige manier om online transacties uit te voeren. Hieronder lees je  enkele redenen waarom je het gebruik van een virtuele kaart  zou kunnen overwegen:

Gemak van gebruik

Virtuele kaarten zijn eenvoudig aan te maken en te gebruiken, met de mogelijkheid om meerdere kaarten aan te maken voor verschillende doeleinden.

• Snel een betaalkaart aanmaken: bedrijven kunnen eenvoudig virtuele kaarten aanmaken voor nieuwe werknemers, contractanten of voor eenmalige aankopen via het online platform van hun bank of financiële provider. Virtuele kaarten kunnen direct worden aangemaakt, waardoor bedrijven ze direct kunnen gebruiken wanneer dat nodig is. Dit maakt het aanvraagproces makkelijk en de wachttijd kort.  

• Multi-valuta kaarten: virtuele kaarten kunnen worden gebruikt voor transacties in meerdere valuta's, vaak zonder extra kosten voor buitenlandse transacties. Dit biedt bedrijven een veelzijdige betaaloptie voor hun wereldwijde aankoopbehoeften, inclusief het betalen van digitale advertenties en SaaS-abonnementen in valuta's anders dan GBP of USD.

Verhoogde bescherming

Virtuele kaarten maken gebruik van geavanceerde beveiligingsfuncties zoals encryptie- en tokeniseringstechnieken om het risico op fraude en niet-geautoriseerde transacties te verminderen. Daarnaast bieden ze de volgende extra beveiligingsmaatregelen:

• Bevriezen of annuleren van virtuele kaarten: in het geval van een frauduleuze poging of als een kaart niet langer nodig is, kunnen bedrijven de ongewenste virtuele kaart snel deactiveren zonder dat dit hun hoofdrekening of andere virtuele kaarten beïnvloedt, zodat dit geen invloed heeft op lopende transacties. 

• Virtuele kaarten kunnen niet kwijtraken of gestolen worden: omdat virtuele kaarten enkel digitaal bestaan, kunnen ze niet fysiek verloren gaan of gestolen worden, zoals traditionele betaalkaarten. Hierdoor hoeven ze niet vervangen te worden, iets wat vaak vertraging met zich meebrengt. 

• Transactielimieten: bedrijven kunnen uitgavenlimieten op virtule kaarten instellen, wat extra bescherming biedt tegen overschrijdingen van budgetten of niet-geautoriseerde betalingen. Bedrijven kunnen ook instellen dat de kaart enkel gebruikt kan worden bij bepaalde leveranciers.

• Real-time uitgaven volgen: Bedrijven kunnen hun uitgaven real-time volgen via online platforms of mobiele apps. Dit maakt het mogelijk om verdachte transacties meteen te identificeren en direct actie te ondernemen.

• Goedkeuringsworkflows op meerdere lagen: door goedkeuringsprocessen op meerdere lagen in te stellen voor uitgavenbeheersoftware, kunnen alle virtuele kaarttransacties grondig worden gecontroleerd, wat het risico op ongewenste of frauduleuze uitgaven minimaliseert.

Verbeterd uitgavenbeheer

Virtuele kaarten helpen bedrijven beter controle te houden over hun uitgaven, wat tijd- en kostenbesparingen oplevert. Bovendien zorgen gecentraliseerde gegevens en real-time tracking voor een beter overzicht van de bedrijfsfinanciën.

• Vereenvoudigde afstemming: omdat virtuele kaarten gekoppeld zijn aan één centrale rekening, kunnen alle transacties op één plek worden geregistreerd via real-time tracking. Dit maakt handmatige boekhouding en het afstemmen van meerdere creditcardafschriften overbodig. Het genereren van uitgavenrapporten wordt een snel proces met slechts enkele klikken.

• Geautomatiseerde categorisering: virtuele kaarten kunnen worden ingesteld om verschillende bedrijfsuitgaven zoals reis-, advertentie- en evenementkosten automatisch te categoriseren. Dit maakt budgetteren efficiënter en helpt bij het identificeren van besparingsmogelijkheden.

• Integratie met boekhoudsoftware: veel virtuele kaartproviders bieden integratie met populaire boekhoudsoftware zoals Xero, wat het voor bedrijven nog eenvoudiger maakt om hun financiën te stroomlijnen.

• Budgetcontrole: bedrijven kunnen voor elke virtuele kaart een uitgavenlimiet instellen, waardoor de uitgaven in lijn blijven met het bedrijfsbudget. Dit is vooral nuttig voor bedrijven met verschillende afdelingen of teams die afzonderlijke budgetten beheren.

• Tijd besparen op uitgavenvergoeding: door virtuele kaarten aan werknemers toe te wijzen, hoeven zij geen persoonlijke betalingen te doen die ze later moeten declareren. Dit bespaart tijd en administratieve handelingen.

Lagere kosten

• Veel virtuele kaarten brengen geen jaarlijkse of transactiekosten in rekening, wat ze een voordelige keuze maakt voor bedrijven. Met Airwallex kunnen bedrijven direct virtuele kaarten aanmaken en in meerdere valuta’s gebruiken, met lage of geen kosten voor binnenlandse en internationale transacties.

Hoe verschillen virtuele kaarten van mobiele portemonnees en betaalapps?

Virtuele kaarten, mobiele portemonnees en betaalapps werken samen om naadloze digitale transacties mogelijk te maken, zonder de noodzaak voor fysieke betaalinstrumenten. Virtuele kaarten zijn digitale versies van traditionele credit- of debetkaarten. Mobiele portemonnees en betaalapps slaan digitale versies van verschillende betaalmethoden op, inclusief virtuele kaarten.

Dit zijn de belangrijke onderscheidende kenmerken van virtuele kaarten, mobiele portemonnees en betaalapps:

• Aard van het hulpmiddel: een virtuele kaart is een digitaal betaalmiddel dat wordt gebruikt voor verschillende online en digitale transacties. Het werkt vergelijkbaar met een fysieke debet- of creditkaart, maar zonder het fysieke plastic. Mobiele portemonnees en betaalapps slaan digitale versies van deze kaarten op, net zoals je fysieke portemonnee. Ze stellen gebruikers in staat om betalingen in winkels te doen door bijvoorbeeld een QR-code te scannen of hun telefoon aan te tikken op een betalingsterminal. Voorbeelden hiervan zijn Apple Pay, Google Pay, AliPay, WeChat Pay en PayLah.

• Gebruiksomvang: virtuele kaarten kunnen worden opgeslagen in mobiele portemonnees of gekoppeld aan betaalapps, waarmee ze voor zowel online als in-store aankopen kunnen worden gebruikt. Mobiele portemonnees en betaalapps maken gebruik van tap-to-pay-technologie en QR-codes om een breed scala aan betalingen te faciliteren. Sommige bieden ook extra functies, zoals peer-to-peer betalingen, rekeningensplitsing en integratie van loyaliteitsprogramma’s.

• Beveiligingsfuncties: virtuele kaarten bieden extra bescherming door het genereren van een nieuw kaartnummer voor elke transactie of handelaar, wat het risico op fraude vermindert. Mobiele portemonnees en betaalapps beveiligen betalingen met encryptie, tokenisering en biometrische authenticatie, wat het voor ongeautoriseerde gebruikers moeilijk maakt om toegang te krijgen tot de virtuele kaarten.

• Doel en aanpassing: virtuele kaarten kunnen worden aangepast voor specifieke doeleinden, zoals het beperken van het gebruik tot bepaalde handelaarscategorieën of het instellen van uitgavenlimieten. Dit is vooral nuttig voor bedrijven die hun uitgaven willen beheren. Mobiele portemonnees en betaalapps bieden gemak voor de consument, doordat ze meerdere betaalmethoden consolideren voor verschillende transacties, van winkelbetalingen tot eCommerce-oplossingen.

Deze verschillen benadrukken de complementaire rollen die virtuele kaarten, mobiele portemonnees en betaalapps vervullen in betalingen. Virtuele kaarten zijn gericht op bedrijven die behoefte hebben aan veilige en gecontroleerde digitale betaaldiensten, terwijl mobiele portemonnees en betaalapps de voordelen van virtuele kaarten naar offline transacties brengen.

Stel je bijvoorbeeld voor dat een bedrijf reis- en entertainmentuitgaven van werknemers beheert. Werknemers kunnen hun virtuele zakelijke kaarten, opgeslagen in hun mobiele portemonnee zoals Apple Pay of Google Pay, gebruiken voor persoonlijke betalingen tijdens zakenreizen. Hierdoor hoeven ze geen fysieke kaarten meer mee te nemen. Aangezien bedrijven met virtuele kaarten realtime uitgaven kunnen volgen en de optie hebben om limieten in te stellen, kunnen ze beter toezicht houden op de uitgaven van hun werknemers. De integratie van virtuele kaarten in mobiele portemonnees en betaalapps zorgt voor zowel gemak als gestroomlijnd uitgavenbeheer voor bedrijven.

Moet je een virtuele kaart voor je bedrijf gebruiken?

Of je nu de frauderisico’s wilt beperken, de uitgaven wilt stroomlijnen of meer controle wilt krijgen over bedrijfsuitgaven, virtuele kaarten bieden een oplossing voor bedrijven van elke omvang. Hieronder lees je vijf redenen waarom je virtuele kaarten voor je bedrijf zou moeten overwegen:

Internationale transacties: als je vaak buitenlandse betalingen doet of als je werknemers internationale reizen maken, zijn virtuele kaarten een voordelige oplossing. Veel virtuele kaarten rekenen geen transactiekosten voor zowel binnenlandse als internationale aankopen, waardoor ze ideaal zijn voor het beheren van wereldwijde uitgaven.

1. Schaalbaarheid en flexibiliteit: naarmate je team groeit en de uitgaven toenemen, wordt het beheren van handmatige vergoedingen steeds lastiger. Virtuele kaarten bieden een schaalbare en flexibele oplossing, omdat ze snel kunnen worden uitgegeven en beheerd voor nieuwe medewerkers, afdelingen of specifieke projecten, zonder de complexiteit van traditionele administratieve procedures.

2. Meer veiligheid: virtuele kaarten verminderen het risico op fraude en datalekken doordat je ze onmiddellijk kunt bevriezen of annuleren als dat nodig is. Bovendien kun je zonder de lange wachttijden van de aanvraag van een fysieke kaart snel een virtuele betaalkaart aanmaken en direct gebruiken. 

3. Gestroomlijnd uitgavenbeheer: virtuele kaarten bieden real-time inzicht en controle over bedrijfsuitgaven, waardoor bedrijven hun uitgaven nauwkeurig en efficiënt kunnen volgen. Met de optie om uitgavenlimieten op transactieniveau in te stellen, kunnen bedrijven verantwoordelijke uitgavenpraktijken waarborgen.

4. Meer financiële efficiëntie: voor bedrijven die regelmatig terugkerende kosten maken, zoals bij het betalen van softwareabonnementen, kunnen virtuele kaarten helpen bij het automatiseren van betalingen. Dit voorkomt gemiste betalingen en zorgt dus voor een efficiënt betalingssysteem. Bovendien kunnen virtuele kaarten worden toegewezen aan specifieke leveranciers of afdelingen, wat budgettering en uitgaven eenvoudiger maakt. 

Waarom de Airwallex Borderless Card gebruiken

De virtuele Visa-kaart van Airwallex helpt bedrijven bij het uitvoeren van transacties in meerdere valuta’s zonder transactiekosten. Je kunt virtuele kaarten direct aanmaken, uitgavenlimieten instellen en de kaarten voor specifieke doeleinden toewijzen. Dit biedt betere controle over financiële stromen door realtime monitoring van werknemersuitgaven mogelijk te maken en transparantie in budgetbeheer te bevorderen. Daarnaast legt Airwallex de nadruk op sterke veiligheidsmaatregelen, zoals de mogelijkheid om virtuele kaarten onmiddellijk aan te maken, bevriezen of annuleren, wat bedrijven beschermt tegen kaartgerelateerde fraude.

Veelgestelde vragen

1. Zijn virtuele kaarten veilig?

Ja, virtuele kaarten worden beschouwd als zeer veilig. Ze gebruiken geavanceerde encryptie en kunnen unieke kaartnummers genereren voor elke transactie, waardoor ze aanzienlijk meer bescherming bieden tegen fraude dan traditionele kaarten. Bovendien bieden veel virtuele kaarten de optie voor aanpasbare uitgavenlimieten, vervaldatums en kunnen ze snel worden geblokkeerd via mobiele apps of online platforms.Dit niveau van controle en veiligheid zorgt ervoor dat, zelfs als de gegevens van een virtuele kaart worden gecompromitteerd, het risico op financieel verlies wordt geminimaliseerd. Zo wordt zowel bedrijven als individuen een robuuste bescherming geboden voor hun financiële transacties.

2. Waarom maken bedrijven gebruik van virtuele kaarten?

Bedrijven gebruiken steeds vaker virtuele kaarten vanwege de verbeterde beveiliging, kostenbesparing en het gemak. Virtuele kaarten integreren vaak met uitgavenbeheersystemen zoals Xero, zodat bedrijven hun uitgaven realtime kunnen monitoren en rapporteren. Dit verhoogt de operationele efficiëntie en biedt beter inzicht in uitgaven.Daarnaast stelt de mogelijkheid om specifieke uitgavenlimieten en vervaldatums in te stellen op virtuele kaarten bedrijven in staat om strikter toezicht te houden op hun uitgaven, waardoor de budgettering verder wordt verbeterd.

3. Kan ik geld opnemen met virtuele kaarten?

Over het algemeen zijn virtuele kaarten ontworpen voor elektronische betalingen en kunnen ze niet rechtstreeks worden gebruikt om geld op te nemen bij geldautomaten. Sommige aanbieders bieden echter de mogelijkheid om virtuele kaarten te koppelen aan een fysieke rekening die wel toegang heeft tot een fysieke kaart voor opname.

Bronnen & referenties

1. https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2020-09-15-gartner-says-80--of-b2b-sales-interactions-between-su

2. https://www.grandviewresearch.com/industry-analysis/virtual-cards-market-report

3. https://www.futuremarketinsights.com/reports/virtual-cards-market