Hoe u teamuitgaven kunt beheren met virtuele betaalkaarten

Heeft u er genoeg van om bedrijfskaarten te delen en onhandige, verouderde systemen voor onkostenbeheer te gebruiken? Het kan tijd zijn om over te schakelen op virtuele betaalkaarten.

In 2021 hadden virtuele betaalkaarten een wereldwijde marktomvang van 281 miljard USD. Analisten verwachten dat de omvang in 2031 1.893 miljard USD zal bereiken, wat neerkomt op een totale groei van meer dan 673% en een samengestelde jaarlijkse groei (compound annual growth rate, CAGR) van 21,3%.

Dus waar gaat al die ophef over?

Virtuele betaalkaarten bieden een aantal voordelen ten opzichte van hun fysieke tegenhangers, van gemak tot verbeterde beveiliging. Bovendien kunnen bedrijven met virtuele betaalkaarten hun teamuitgaven beter beheren.

Laten we eens kijken naar virtuele betaalkaarten en hoe ze verschillen van fysieke kaarten. We zullen ook ingaan op hoe ze u kunnen helpen de uitgaven van werknemers bij te houden en internationale aankopen mogelijk te maken.

Wat zijn virtuele betaalkaarten?

Zoals de naam al doet vermoeden, zijn virtuele betaalkaarten virtuele versies van de fysieke betaalkaarten die we gebruiken. 

Net als bij fysieke betaalkaarten, kunt u vanaf uw computer of smartphone geld overmaken en beheren op een online persoonlijke bankrekening of zakelijke rekening. 

Hoe gebruikt u een virtuele betaalkaart?

Uw virtuele betaalkaart wordt geleverd met een 16-cijferige kaart, vervaldatum en beveiligingscode, net als een fysieke kaart. U kunt deze kaartgegevens gebruiken om online aankopen en online betalingen te doen op dezelfde manier als met een fysieke kaart. 

Om contactloze betalingen in de winkel te doen, kunt u uw virtuele kaart toevoegen aan digitale portemonnees zoals:

• Apple Pay

• Google Pay

• Samsung Pay

Digitale portemonnees gebruiken tokenisatie om uw kaartgegevens veilig te houden, waardoor dit een veiligere manier is om onderweg geld uit te geven. 

Wat is het verschil tussen een virtuele kaart en een fysieke kaart?

Het primaire verschil tussen virtuele en fysieke kaarten is dat virtuele kaarten alleen digitaal bestaan. Ze hebben geen fysieke tegenhanger.  

Afhankelijk van de kaartuitgever bieden virtuele kaarten ook een reeks voordelen die u kunnen helpen om bedrijfsuitgaven op een veiligere en efficiëntere manier te beheren. 

Gemak

Meestal duurt het 7-10 werkdagen voordat u een nieuwe fysieke kaart ontvangt. Een virtuele kaart bestelt u met slechts één klik op de knop. U ontvangt direct uw kaartgegevens en kunt de kaart direct gebruiken.

Beveiliging

Virtuele kaarten hebben vrijwel geen risico op kaartfraude. U kunt de kaart niet verliezen en de kaart kan niet gestolen worden.  

Ten tweede hebben virtuele kaarten geen magneetstrips, wat betekent dat ze niet kunnen worden gebruikt voor het skimmen van kaarten. Dit betekent dat criminelen geen technologie op uw kaart kunnen installeren om de informatie op te slaan die is opgeslagen in de zwarte magneetstrip van uw kaart.

Kaarten voor eenmalig gebruik

Omdat virtuele kaarten zo makkelijk aan te vragen zijn, is het mogelijk om een kaart aan te maken voor een enkele transactie en deze te annuleren zodra de transactie is verwerkt. 

Kaarten voor eenmalig gebruik zijn een goede manier om uw bedrijf online te beschermen tegen kaartfraude. Zodra de eenmalige betaling is gedaan en de kaart is geannuleerd, geven uw kaartgegevens niet lange toegang tot uw geld. 

Eenvoudiger beheer

Virtueel kunt u eenvoudiger de uitgaven van werknemers beheren. U kunt controles instellen die beperken wanneer, waar en hoeveel kaarthouders kunnen uitgeven (hierover later meer), nieuwe kaarten toewijzen voor specifieke projecten of tijdsbestekken en kaarten met één klik blokkeren of annuleren.

Virtuele kaarten van Airwallex hebben ingebouwd onkostenbeheer, wat betekent dat u onkosten gaandeweg kunt categoriseren, betalingsbewijzen kunt vastleggen en transacties automatisch kunt afstemmen in uw boekhoudsoftware. 

Lage of geen internationale transactiekosten

Niet alle virtuele kaarten hebben dit voordeel, de kaarten van Airwallex wel.

Met onze grenzeloze kaarten kunt u wereldwijd uitgeven zonder internationale transactiekosten. Onze kaarten zijn meerdere valuta kaarten, wat betekent dat u tot 24 valuta’s op uw rekening kunt aanhouden en FX-kosten kunt vermijden wanneer u in het buitenland geld uitgeeft. 

Als uw bedrijf internationaal actief is, kunnen deze kaarten u veel geld besparen.

Duurzaamheid

Een laatste voordeel van virtuele kaarten is de kleinere CO2-footprint, omdat de kaartuitgever geen plastic kaart hoeft te maken en naar hoeft u te verzenden. 

Aangezien er in 2021 25,2 miljard betaalkaarten, creditcards en prepaidkaarten in omloop waren, zou een maatschappijbrede overgang naar virtuele kaarten echt een verschil kunnen maken.

[Gerelateerd: 8 voordelen van virtuele betaalkaarten en creditcards]

Hoe kunnen virtuele kaarten me helpen om de onkosten van werknemers bij te houden?

Virtuele kaarten maken het bijhouden van uitgaven op meerdere manieren eenvoudig.  

Geef uw team de mogelijkheid om aankopen te doen

Zeg vaarwel tegen onhandige processen voor onkostenbeheer en gedeelde bedrijfskaarten door al uw medewerkers hun eigen virtuele betaalpas te geven. 

Door uw team een eenvoudige manier te geven om zakelijke uitgaven te betalen, bespaart u hen tijd en zorgt u ervoor dat niemand zonder geld komt te zitten. 

Uitgaven beheren

Maar hoe voorkomt u dat werknemers te veel uitgeven? 

Dat is makkelijk. U kunt aanpasbare uitgavencontroles toepassen op elke virtuele kaart, zodat u kunt bepalen wanneer, waar, hoeveel en hoe vaak werknemers uitgeven:

• Wanneer werknemers kunnen uitgeven: stel een datumbereik in voor virtuele kaarten, zodat ze op een bepaalde datum automatisch sluiten. 

• Waar werknemers kunnen uitgeven: kies de specifieke verkopers of soorten verkopers waar werknemers aankopen kunnen doen.

• Hoeveel werknemers kunnen uitgeven: stel bestedingslimieten in voor elke virtuele kaart. U kunt uitgavenlimieten voor de kaart algemeen instellen of deze op terugkerende basis instellen, zoals per dag, week, maand of jaar.

• Hoe vaak werknemers een kaart kunnen gebruiken: beperk het aantal keren dat werknemers een kaart kunnen gebruiken. U kunt de kaart ook voor eenmalig gebruik instellen, waarbij de kaart na één aankoop automatisch sluit.

Controles zoals deze verminderen ongepaste uitgaven aanzienlijk. Dat maakt het veel makkelijker om zakelijke uitgaven onder controle te houden.

[Gerelateerd: Drie manieren om uw bedrijf te beschermen tegen fraude met uitgaven van werknemers]

Krijg een beter overzicht en vereenvoudig afstemming

Wanneer werknemers één fysieke kaart delen, is het moeilijk om na te gaan wie welke aankopen heeft gedaan. Daardoor is het lastiger om individuele uitgaven in de gaten te houden. Dit maakt afstemming lastig, omdat uitgaven handmatig in uw administratie moete worde verwerkt.  

Virtuele kaarten met ingebouwd onkostenbeheer helpen om dit probleem op te lossen. 

U kunt kaarten toewijzen (en dus uitgaven bijhouden) aan specifieke werknemers, leveranciers of projecten. Werknemers kunnen onderweg betalingsbewijzen maken en uploaden en onkosten categoriseren. Dat maakt het afstemmen van uitgaven eenvoudig, u hoeft niet meer naar individuele uitgaven te vragen en kunt realtime de uitgaven inzien.  

Virtuele Airwallex-kaarten worden elk uur gesynchroniseerd met Xero, zodat uw overzichten altijd actueel zijn.

[Gerelateerd: De pijnloze gids voor onkostenbeheer van werknemers]

Wat als ik moet betalen voor onkosten in het buitenland?

Internationale betalingen zijn een onvermijdelijk onderdeel van zakendoen in de huidige wereldeconomie. 

Helaas bedragen internationale transactiekosten gemiddeld 3% voor fysieke betaalkaarten en creditcards. Die kosten tasten al snel uw winstmarges aan.

Virtuele kaarten brengen meestal veel lagere kosten in rekening, waardoor ze een veel betere optie zijn voor bedrijven die regelmatig internationale betalingen doen. Sommige virtuele kaarten, zoals die van Airwallex, berekenen zowel in het binnenland als in het buitenland helemaal geen transactiekosten.

Airwallex-kaarten zijn meerdere valuta kaarten, wat betekent dat u tot 24 valuta’s op uw betaalrekening kunt aanhouden en wereldwijd kunt uitgeven zonder FX-kosten.

[Gerelateerd: De voordelen van virtuele betaalkaarten en creditcards]

Beheer teamuitgaven met Airwallex

Bent u klaar om uw onhandige, verouderde onkostensystemen de deur uit te doen en over te schakelen naar virtuele kaarten? Airwallex helpt u!

Meld u aan bij Airwallex en geef uw werknemers een eenvoudigere, goedkopere en veiligere manier om bedrijfsuitgaven te betalen.

In plaats van uren te verspillen met het invullen van onkostendeclaraties, kunnen uw werknemers hun betalingsbewijzen registeren en uploaden en onderweg onkosten categoriseren. Airwallex haalt alle onkostengegevens automatisch op in uw rekeningschema, wat uw administratie vereenvoudigt. Bovendien kunt u met onze virtuele meerdere valuta kaart wereldwijd uitgeven en FX-kosten vermijden. 

Meldu vandaag nog aan. Uw financiële team zal u dankbaar zijn. Uw budget trouwens ook.