Waarom niet-geïntegreerd uitgavenbeheer je bedrijf geld kost

Het beheren van uitgaven is niet meer zo eenvoudig als het balanceren van inkomsten en uitgaven. Voor Britse bedrijven is het een complexe uitdaging geworden, waarbij financiële teams vastlopen in een web van niet-geïntegreerde tools en handmatige processen.

Na COVID-19 en bijna een decennium na Brexit, groeien Britse bedrijven opnieuw naar meerdere markten buiten Europa, passen ze zich aan hybride en afstandsmodellen aan en handelen ze wereldwijd met klanten en leveranciers. Voor financiële teams betekent dit het beheren van betalingen in verschillende valuta's, het volgen van regels in verschillende landen en het werken met wereldwijde salarissen. Maar de tools die ze gebruiken, integreren vaak niet goed met elkaar, of in veel gevallen helemaal niet.

95% van de Britse financiële leiders geeft toe te worstelen met het beheer van wereldwijde uitgaven. Dit is slechts één van de inzichten uit onze recente enquête. We werkten samen met NewtonX om 500 senior financiële leiders van Britse bedrijven te interviewen. Deze respondenten,variërend van CFO's en directeuren tot bedrijfseigenaren, bieden waardevolle inzichten in de huidige staat van bedrijfsuitgaven en kostenbeheer voor bedrijven met wereldwijde ambities.

Belangrijke uitgavenuitdagingen van Britse bedrijven

Britse financiële leiders hebben te maken met drie belangrijke problemen:

1. Gebrek aan uitgavencontrole

2. Slecht overzicht

3. Beperkte automatisering

Niet-geïntegreerde systemen verergeren deze uitdagingen, wat leidt tot inefficiënties die de groei belemmeren. Het is geen wonder dat 90% van de financiële leiders aangaf te worstelen met inefficiënte en onbetrouwbare systemen.

Gebrek aan uitgavencontrole

98% van de Britse financiële leiders geeft aan dat zwakke uitgavenbeheersingen problemen veroorzaakt in hun operaties.

Stel je dit voor: je geeft zakelijke betaalkaarten uit aan regionale managers in de hoop dat de lokale uitgaven gestroomlijnd worden. Maar zonder strikte controles zoals limieten of categoriebeperkingen kunnen kosten uit de hand lopen.

Een zakelijke lunch kan veranderen in een onverwachte uitgave. Voordat het wordt opgemerkt, is je budget al overschreden. Het echte probleem? Niet-geïntegreerde systemen maken het onmogelijk om uitgaven real-time te volgen, laat staan dat beleid over verschillende regio's gehandhaafd kan worden. Zonder een geïntegreerd platform ontstaan door handmatige controle menselijke fouten die snel kunnen oplopen naarmate het bedrijf groeit.

Slecht overzicht

97% van de bedrijven geeft aan geen goed actueel overzicht te hebben in uitgavenpatronen, en dat is niet verwonderlijk.

Stel je voor dat je probeert een duidelijk financieel beeld te creëren met gegevens die verspreid zijn over verschillende systemen. Financiële teams werken vaak met meerdere platforms, wat het moeilijk maakt om budgetoverschrijding in te zien, naleving te waarborgen of cashflow nauwkeurig te voorspellen.

Voor 31% van de bedrijven is dit gebrek aan overzicht een grote uitdaging. Bovendien zegt 32% dat ze te veel tools gebruiken voor verschillende workflows, waardoor ze worstelen met operationele blinde vlekken die hen duur kunnen komen te staan bij het nemen van  geïnformeerde beslissingen.

Gebrek aan automatisering

96% van de bedrijven meldt dat hun uitgavenbeheerprocessen niet voldoende geautomatiseerd zijn en dat dit hen tijd en geld kost.

Stel je een alledaags scenario voor: een werknemer dient handmatig een declaratie in en voegt gescande bonnen toe. De financiële afdeling gaat vervolgens aan de slag met het invoeren van gegevens, controleren op fouten en het verwerken van de declaraties. Dit inefficiënte proces gaat ten koste van de productiviteit, vooral voor de 33% van de bedrijven die aangeeft dat deze handmatige taken aanzienlijk vertragen.

Zonder automatisering zijn financiële teams overbelast met repetitieve taken die eenvoudig geautomatiseerd kunnen worden. Hierdoor kunnen ze zich niet concentreren op strategische initiatieven die de groei bevorderen.

De kosten van niet-geïntegreerde systemen

Voor bedrijven met internationale operaties wordt het beheren van budgetten over verschillende regio's steeds uitdagender. 61% van de bedrijven erkent dat dit tijdrovend is, vooral als er meerdere valuta’s en complexe regelgevingen meespelen.

De nabijheid van Europese markten biedt kansen, maar introduceert ook regelgevende verschillen die veel bedrijven niet volledig kunnen beheren. Bijna de helft (47%) van de Britse bedrijven heeft geen vertrouwen in de nauwkeurigheid van hun financiële rapportage over regio's heen, wat de wereldwijde operaties verder bemoeilijkt en kan leiden tot verkeerde inschattingen en gemiste groeikansen.

De complexiteit van internationaal opereren, gecombineerd met gefragmenteerde tools, leidt tot hogere kosten, inefficiënties en vertraagde besluitvorming. Zonder een geïntegreerd systeem voor het beheer van wereldwijde uitgaven, moeten financiële teams handmatig de kloof dichten tussen verschillende workflows en systemen, wat waardevolle tijd en middelen kost.

Hoge internationale transactiekosten van traditionele betalingssystemen blijven ook een probleem voor bedrijven in het VK. 40% van de bedrijven meldt dat deze kosten een aanzienlijke last vormen. Een derde (33%) ervaart vertragingen bij het verwerken van internationale betalingen. Dit zijn geen kleine ongemakken; het zijn grote obstakels die operaties kunnen verstoren, relaties met internationale leveranciers kunnen belasten en cashflowproblemen kunnen veroorzaken.

De kern van de zaak? Disparate tools en inefficiënte processen voor het beheren van wereldwijde uitgaven kosten Britse financiële teams talloze uren en creëren barrières voor groei.

Hoe geïntegreerde systemen het uitgavenbeheer kunnen transformeren

Terwijl financiële teams uitdagingen ondervinden, is er een enorme kans om deze om te zetten in concurrentievoordelen.

Door platforms te gebruiken die speciaal zijn ontworpen voor de behoeften van moderne financiële teams - platforms die automatisering en internationale schaalbaarheid in hun kern hebben - kunnen bedrijven inefficiënties omzetten in sterke punten en de basis leggen voor duurzame groei.

De oplossing ligt in geïntegreerde uitgavenbeheersystemen, die zowel software als financiële infrastructuur combineren. Door de hele uitgavenlevenscyclus te automatiseren - van facturering en betaling van rekeningen tot het indienen van onkosten, terugbetalingen en synchronisatie met boekhoudsystemen - elimineren deze platforms handmatige taken, verminderen fouten en geven je real-time inzicht in de uitgaven van je organisatie.

Het moderniseren van het uitgavenbeheer is essentieel voor elk bedrijf dat wereldwijd opereert. Traditionele methoden kunnen de complexiteiten van transacties in meerdere valuta's, regelgeving en internationale betalingen niet aan. De juiste tools centraliseren je uitgavengegevens, automatiseren processen om kosten te verlagen en risico's te beheren.

Met een geïntegreerd systeem kunnen financiële teams eindelijk stoppen met administratieve taken en hun focus verleggen naar wat echt belangrijk is: strategische groei.

Verenigen van wereldwijde uitgaven: inzichten van Britse financiële leiders

Voor een diepgaande blik op hoe Britse financiële leiders de complexiteit van wereldwijd uitgavenbeheer aanpakken, kun je het rapport Simplifying global spend: Insights from UK finance leaders downloaden. Dit rapport biedt een momentopname van hoe Britse financiële leiders momenteel worstelen met de uitdagingen van wereldwijd uitgavenbeheer. We hebben 500 senior financiële professionals in het VK geïnterviewd om waardevolle inzichten te verzamelen over hoe zij navigeren in een steeds complexer financieel landschap. Van het beheren van internationale betalingen tot het implementeren van effectievere uitgavenbeheersingen, de bevindingen werpen licht op zowel obstakels als kansen die gepaard gaan met wereldwijd opereren.

De feedback is duidelijk: Britse financiële leiders zijn zich ervan bewust dat hun huidige systemen niet overeenkomen met hun zakelijke behoeften. Niet-geïntegreerde tools, handmatige processen en de onmogelijkheid om real-time inzicht te krijgen in financiën zijn niet alleen ongemakken, maar barrières voor groei. Dit rapport belicht niet alleen de sleutelproblemen, maar biedt ook actiegerichte oplossingen. Door de inzichten en aanbevelingen van de financiële leiders in het rapport toe te passen, kunnen bedrijven een meer weerbare, schaalbare financiële infrastructuur opbouwen die groei ondersteunt in elke fase.

Ontdek hoe je je uitgavenbeheerprocessen kunt samenvoegen om duurzame wereldwijde groei te bevorderen

De toekomst van uitgavenbeheer gaat niet over meer tools om mee te jongleren, maar om processen te vereenvoudigen en teams te bekrachtigen. Ik heb zelf gezien hoe bedrijven kunnen transformeren wanneer ze overstappen naar een geïntegreerde oplossing zoals Airwallex. Uitgaven zijn daardoor niet meer geïsoleerd binnen de financiële afdeling. In plaats daarvan wordt het een transparante, gedeelde verantwoordelijkheid binnen de hele organisatie, wat een cultuur van vertrouwen en samenwerking creëert.

Een geïntegreerd platform bespaart tijd, vermindert kosten en verandert fundamentele bedrijfsprocessen. Het verhoogt operationele efficiëntie, verbetert de besluitvorming en stimuleert groei door teams in staat te stellen zich te concentreren op strategische initiatieven. De bedrijven die deze toekomst omarmen, zijn degene die zullen gedijen in een steeds concurrerender wordende wereldmarkt.

Met de inzichten uit dit rapport is je pad vooruit duidelijk. Omarm de kans om je uitgavenbeheer te moderniseren en leg de basis voor toekomstig succes.