最常用網上簿記軟件介紹

簿記 (Bookkeeping) 是中小企運營的關鍵一環，簿記工作關乎如何有效記錄企業的財務交易。做好簿記工作，有助進一步編制財務報表，及協助進行稅務申報，它同時亦是進行財務分析及決策的重要基礎。閱讀下文，了解如何選擇適合您企業的會計軟件，有甚麼功能可協助您在簿記基礎上，有效管理財務。

甚麼是簿記 (Bookkeeping)？

簿記亦稱「入帳」，是以一套財務記錄系統，需要有組織地記錄及追蹤企業在特定時間段內的各項商業交易，包括支出（如：向供應商進行採購、網上廣告、軟件訂閱），以及收入（如：電商營利、投資回報）。

許多人都將簿記與會計混為一談，但嚴格來說，簿記只是會計的一小部分。簿記工作主要關乎清晰、有序及準確地記錄公司資金流，而會計工作除了包括記錄企業這些財務數據，亦包含將收集到的數據進行分析，並將其編制成財務報告，供管理層審閱，由此掌握企業的經營狀況，藉此作出不同商業決策。

會計軟件的四大種類

會計軟件可大致分為：試算表、商務會計軟件、企業資源規劃軟件 (ERP)、自行開發軟件 (Custom Accounting Software) 四大種類。每種會計軟件都有其獨特功能及特性，適合不同規模與需求的企業。

• 試算表：可按照業務所需，製定基本會計要求，從而度身訂造出一個適合自己企業使用的試算表。它的成本低，但亦容易出錯，因為如輸入資料時犯下簡單錯誤，例如填寫位置不正確，便可能產生連帶效應，令財務報表內容不準確。因此，試算表通常為一些交易量少的企業所採用。

• 商務會計軟件：商務會計軟件可因應企業需要製訂功能及按照業務需求適度調節，可應付大部分小型至中型企業的會計要求。它設下多重關卡，以防不慎錯誤輸入資料，並可按需要製作常規報表。市面上存在為不同行業而製訂的多種商務軟件方案，部分亦提供額外功能，以應付個別行業目標客戶的需要。

• 企業資源規劃軟件：企業資源規劃軟件將企業營運所需的所有核心流程（如：財務、人力資源、製造、供應鏈、服務、採購）合併成單一數據庫，可減低因不同部門使用特定軟件未能分享資料而出現的問題。其費用相對高昂，須花上長達一年時間安裝。

• 自行開發軟件：部分企業或自行開發會計軟件，創製專屬軟件以針對應付該企業遇上的各種會計難題。這個情況通常是業務需求非常獨特，就連商務或企業資源規劃方案也未能應付所需。但與此同時，自行開發的軟件更易發生故障，比坊間提供的方案需要更多保養維修工作。

為何企業需要簿記？

簿記工作對企業能否健康地營運非常重要，企業需要簿記，因為簿記執行以下任務：

• 記錄交易備用：做好簿記工作，便能確保企業的所有財務交易能被準確而序地記錄下來，以備管理層可隨時追蹤每一筆交易，需要時可馬上提取相關資料參考。相關資料亦是編制財務報表的關鍵素材。

• 協助分析財務狀況：簿記反映企業的實際財務狀況。管理層及股東均可查閱簿記中的交易記錄，透過實際數據進一步分析企業的財務表現，適時調整財務管理策略、預算，及發展方針。

• 發現財務隱患及欺詐行為：簿記按時序、有系統地記錄企業的每筆交易，管理層可由此偵測潛在財務隱患及欺詐行為，及時化解危機。

• 符合法例要求：備存會計紀錄是《公司條例》下董事的法律責任，因此簿記是每間企業都要履行的工作。再者，企業每年都須提交利得税報税表，簿記是整個程序的第一步。如簿記的記錄準確，整個報稅過程將會更順利。

會計軟件有甚麼常見功能？

市面上，一般會計軟件除了簿記入帳，亦包含以下常見功能：

• 建立發票：可輕鬆建立及發送發票給客戶，並隨時追蹤支付款項的情況。

• 追蹤開支：部分軟件支援開支追蹤並進行分類，需要時亦能簡單地製作開支報告。

• 薪酬管理：會計軟件的一項基本功能，部分更支援製作詳細的薪酬報告。

• 庫存管理：有助需要管理庫存的企業追蹤庫存水平及成本開支。

• 外幣轉換：提供外幣轉換和匯率計算功能，適合從事跨境業務、以多種貨幣交易的企業。

• 銀行對帳：無縫地接合企業的銀行帳戶，並將銀行度帳單與交易紀錄交叉核數。

• 製作財務報告：協助企業製作各類型財務報告，如損益表、資產負債表，及現金流量表等。

• 稅務合規：讓企業輕鬆計算應付稅款，確保符合法規要求。

• 安全措施及數據備份：公司的財務數據涉及大量敏感資料，會計軟件如具備可靠的安全措施及備份系統，可防止數據丟失或洩漏。

最受本地中小企歡迎的五大會計軟件

如何選擇適合自己的會計軟件？

選擇會計軟件時，可因應業務性質，考慮以下要素：

• 支援貨幣：所選的軟件是否支援您業務交易涉及的所有貨幣

• 合規功能：所選的軟件是否能助您確保遵守所有業務營運地區的國際金融法規

• 系統對接選項：所選軟件是否能與您現行系統無縫接合，為您進一步簡化營運流程

• 語言選擇：無論系統介面還是發票單據，所選軟件是否能支援您業務所有營運市場的語言

• 成本：應考慮投資成本及長遠費用，例如附加功能、新增用戶、維護成本等

• 離線使用：某些特定業務可能因保安理由，需要具有離線使用功能的會計系統

將 Airwallex 無縫接合您的會計軟件，簡化財務流程

企業如使用不同軟件或平台處理簿記入帳、對帳、追蹤開支，及其他會計流程，財務流程碎片化除了浪費人力資源，更可能在過程中出錯，引致損失。

一站式金融及匯款平台 Airwallex 可與企業常用的會計軟件接合，自動同步所有交易數據，每月加速對帳，簡化財務流程。

自動同步多幣資金結餘

在全球化的營商環境下，企業的供應商、員工、顧客可能遍佈世界各地，因此需要使用不同貨幣進行交易。Airwallex 企業帳戶用戶，可隨時隨地開立英國、美國、澳洲、加拿大等當地帳戶，以 23 種貨幣交易，帳戶均備有當地銀行詳細信息，方便用戶進行交易。

將 Airwallex 無縫接合您的會計軟件後，不論支付供應商的匯款，還是經營網店時收取的款項，包括主流信用卡或其他支付方式的本地及跨境交易，所有多幣交易數據都會自動同步，更可以同幣結算，避免不必要換匯費用。

全面、透明的開支管理

Airwallex 平台更內置開支管理功能，支援企業於單一平台上完成處理發票上載及審批。員工可透過 流動應用程式，隨時隨地上載收據，報銷公務開支。您亦可自設多層審批流程，指定每一層由特定管理層負責批核。

您亦可為環球員工即時開立虛擬公司卡，讓他們毋須再為業務支出及軟件和廣告費用等業務開支墊支。另可開立員工卡，方便員工用以支付出差等費用，更可為每張員工卡設置限額，為每筆交易金額設置上限，亦可即時凍結或取消卡，全面掌控企業開支。

保障資金及財務資料安全

財務資料是一間企業重要的資產，亦影響與客戶之間的信任，因此必須選擇可靠的系統及平台。Airwallex 受香港海關監管，並持有金錢服務經營者牌照，並視安全為最高原則。我們的系統及程序均符合全球最高級別的安全認證，包括符合 PCI DSS Level 1、SOC 1 及 SOC 2 標準。此外，我們亦透過現代基礎設施的一流控制措施保障帳戶安全，並與領頭的金融機構合作收款及匯款，確保資金安全，務求讓企業可放心將資金及資料交托，無慮地專注發展業務。