McLaren Racing voorstellen

Sinds de oprichting in 1963 innoveert McLaren Racing de zeer competitieve wereld van Formule 1 enheeft het een formidabele reputatie opgebouwd die het raceteam 12 F1 World Drivers' Championships en 8 Constructors' Championships heeft opgeleverd.

Begin 2024 kondigden Airwallex en McLaren Racing een officiële samenwerking aan. Op de baan zou Airwallex onder andere prominent verschijnen op de halo van de F1-auto's van het team en de kleding van de coureurs. Buiten de baan zou het Finance team van McLaren Racing Airwallex gebruiken om hun internationale financiële operatie te ondersteunen.

De uitdaging

McLaren Racing neemt deel aan Formule 1-races in 24 steden in het seizoen 2024, wat ze met zorgvuldige planning en precisie moeten uitvoeren. Belangrijker is dat McLaren Racing ervoor moet zorgen dat het binnen de kostenplafond blijft enbalans houdt tussen investering, uitgaven en risico. Deze kritieke taak valt toe aan Laura Bowden, CFO, en Tori McIntyre, Director, Financial Control \& Analysis bij McLaren Racing, ondersteund door het brede Finance team.

Prestaties op de limiet van de kostenplafond

Het in 2021 geïntroduceerde kostenplafond in de F1 beperkt het bedrag dat teams mogen uitgeven aan auto-ontwikkeling, operaties en prestaties om een gelijker speelveld te waarborgen en concurrentievermogen te bevorderen.

"Voor het kostenplafond werd het Finance team gezien als een administratieve functie, maar nu werken we nauw samen met de technische en operationele teams om ervoor te zorgen dat ze hun middelen effectief kunnen inzetten", zegt Laura.

Het gaat niet alleen om de nauwkeurige inzet van gelden, maar ook om elke beschikbare financiële ruimte te vinden voor upgrades en investeringen gedurende het seizoen door nauwlettend de werkelijke uitgaven te monitoren.

"Elke kans om te besparen is een kans om opnieuw te investeren", zegt Laura. "Door de uitgaven constant te monitoren en terug te rapporteren aan het bedrijf, kunnen we nieuwe manieren vinden om gelden vrij te maken die we opnieuw investeren in onze inspanningen op de baan. We moeten ervoor zorgen dat we altijd op de limiet presteren zodat we met de concurrentie kunnen meekomen."

Laura Bowden

CFO bij McLaren Racing

"We werken in een heel snelle en dynamische omgeving. Je moet het onverwachte verwachten en elke uitdaging aangaan. We moeten constant van perspectief veranderen om elk jaar de prestaties van de auto te verbeteren. Alles moet als een kans worden gezien. Als we die kansen kunnen ontgrendelen, leveren we uiteindelijk betere prestaties op de baan, scoren we meer punten en winnen we een kampioenschap."

Het vinden van financiële ruimte: het doorbreken van internationale operationele knelpunten

"We dragen allemaal bij aan het sneller maken van de auto", zegt Tori McIntyre, Director, Financial Control & Analysis, McLaren Racing. "Er zijn meer dan 1000 mensen die bijdragen aan de voorbereidingen voor elke race. In de financiële afdeling zijn de soepele financiële operaties van het seizoen cruciaal voor het succes van het kampioenschap."

De inzet is hoog en het Finance team weet dat het vinden van marginale operationele winsten een grote impact op de organisatie kan hebben.

Internationale financiële operatie? Bijna altijd inefficiënt.

"Tijdens het seizoen maken we twee betalingsruns per maand om onze leveranciers in het VK en onze leveranciers in het buitenland te betalen", legt Tori uit. "Eerder gebruikten we dezelfde valutarekening om beide sets leveranciers te betalen. Het zou een ‘understatement’ zijn om te zeggen dat het een arbeidsintensief proces was."

Het betalen van buitenlandse leveranciers in meerdere valuta's resulteerde in hoge buitenlandse wisselkoersen (FX), trage overboekingstijd en extra kosten. Bovenal gelooft Tori dat het grootste nadeel was dat elke buitenlandse betaling met veel moeite één voor één moest worden uitgevoerd, wat uren per week in beslag nam.

"Het was tijdverspilling. Internationale betalingen hoeven niet zo handmatig of traag te zijn. Daarbovenop veranderen plannen, veranderen locaties en moeten we ad-hocbetalingen doen, dus we moeten flexibel zijn", zegt Tori.

De oplossing

McLaren Racing werkt met Airwallex om zijn internationale financiële operatie gedurende het Grand Prix-seizoen te automatiseren en te stroomlijnen. Met Airwallex initieert, bevestigt en verzendt het financiële team van McLaren Racing binnenlandse en internationale betalingen in recordtijd met minimale menselijke inbreng; alles vanuit een intuïtieve mobiele en web-app.

"Airwallex is een fantastisch eenvoudig maar geavanceerd platform dat de tijd van het financiële team maximaliseert. Het heeft onze directe pijnpunten opgelost en we blijven meer functionaliteit ontdekken die is ontworpen voor een grote organisatie die op wereldwijde schaal werkt", zegt Tori.

Efficiënt opereren

In een sport die geobsedeerd is door het verbeteren van honderdsten van een seconde, is het geen wonder dat Tori benadrukt hoe snel en eenvoudig het was om de Airwallex-accounts aan te vragen en in te stellen: "Het hele onboardingproces voelde erg geautomatiseerd en binnen 14 dagen waren we klaar."

De grootste impact was echter hoeveel sneller het financiële team betalingsruns kon uitvoeren. Eerder bestond hun internationale betalingsrun uit 30 betalingen die één voor één werden gedaan, wat inefficiënt en tijdrovend was.

Met Airwallex kunnen ze betalingen naadloos via een aangepast goedkeuringsproces verwerken en een batch-uitbetaling uitvoeren met behulp van een sjabloon, wat iets minder dan een uur per run duurt. Gedurende een maand bespaart dit proces het Finance team van McLaren Racing meer dan een halve dag.

Zoals Tori uitlegt: "Airwallex heeft ons ruim een halve dag per maand bespaard, wat enorm is. We hebben het vertrouwen om onze internationale betalingsruns met precisie en snelheid uit te voeren. We breiden nu uit om Airwallex te gebruiken voor binnenlandse betalingen. De web-app is super eenvoudig te gebruiken en logisch met alle nuttige functies die een druk financieel team nodig heeft."

Gebruiksgemak draagt ook bij aan de algehele tijdsefficiëntie. Door handmatige processen weg te nemen, kan het financiële team het risico op menselijke fouten aanzienlijk verminderen, waardoor ze met grotere snelheid kunnen bewegen. Airwallex integreert ook met de bank- en boekhoudsoftware van McLaren Racing, waardoor ze snel fondsen kunnen overboeken; het makkelijker maken om tussen accounts te wisselen en de totale cashflow in de gaten te houden.

Snelle, lokale betalingen

Voor Airwallex was de standaardoptie van het Finance team van McLaren Racing om hun internationale leveranciers in USD te betalen via hun bank of het SWIFT-netwerk, wat resulteerde in trage overboekingen (2-5 werkdagen) en hoge overboekingskosten.

Met het eind-tot-eind betalingssysteem van Airwallex geniet McLaren Racing van competitieve FX rates en een uitgebreid lokaal uitbetalingsnetwerk. McLaren Racing heeft nu de optie om elke wereldwijde leverancier in zijn lokale valuta te betalen, wat betekent dat die betalingen de leverancier sneller bereiken tegen een lagere tarief voor McLaren Racing. Voor betalingen die lokaal worden gedaan, komen 90% van de betalingen die via Airwallex worden verzonden binnen uren aan en 65% is direct.

"In staat zijn om betalingen naar 150+ landen te verzenden en in 60+ valuta's te handelen, betekent dat we voldoende wereldwijde dekking hebben. De snelheid van de overboeking en de statusupdates maken het proces veel vlotter", zegt Tori.

De snelheid van betalingen heeft al de hele financiële operatie van McLaren Racing beïnvloed. Hoewel evenementen- en financiële planning proberen alle scenario's te accommoderen, kunnen onvoorziene omstandigheden de beste plannen verstoren en in de financiële ruimte snijden die is gereserveerd voor upgrades.

"We moeten snel reageren op onvoorziene gebeurtenissen die de continuïteit van McLaren's operaties gedurende het seizoen in gevaar brengen. Voor deze onvoorziene gebeurtenissen moet het Finance team urgent leveranciers mobiliseren, een reeks snelle betalingen in buitenlandse valuta's doen om het team op de weg te houden en een onderbreking van de dienstverlening te voorkomen", zegt Laura.

Optimaliseren van de racebaan: Verbeterde end-to-end cashflow

Door hun wereldwijde uitbetalingsproces te stroomlijnen, kan McLaren Racing aankopen sneller doen en met meer controle over wanneer gelden het bedrijf verlaten. Dit koppelen aan hun toekomstige plannen om Airwallex in te zetten voor automatische en snellere betalingsincasso's, verbeteren McLaren Racing de cashflow aan beide kanten, waardoor ze meer financiële beweeglijkheid krijgen.

Terwijl McLaren Racing zich natuurlijk kan dekken tegen FX-exposure door een deel van de inkomsten in buitenlandse valuta's te incasseren, benadrukt Laura dat het aftappen van de groothandelsprijzen voor FX op het Airwallex-platform een groot snelheidsvoordeel is.

"We besparen naar schatting £4000 op buitenlandse transacties en besparen een halve dag per maand aan tijd door Airwallex te gebruiken. Dat zijn meer dan marginale winsten", zegt Laura.

Het resultaat

Net als elke andere afdeling bij McLaren Racing is het Finance team verplicht om naar marginale winsten te zoeken door processen constant te beoordelen en technologie te gebruiken om ze te optimaliseren. De overstap naar Airwallex heeft aanzienlijke efficiëntie opgeleverd:

• Inrichten account en onboarding in 14 dagen

• Een halve dag per maand bespaard op internationale betalingsactiviteiten

• Meer dan €4800 bespaard op FX-kosten

• Toegang tot lokale betalingsnetwerken in 110+ landen, waarvan 90% binnen enkele uren aankomt en 65% onmiddellijk

Maar belangrijker is dat het verder gaat dan alleen besparen op FX-kosten en tijd terugwinnen voor het Finance team. Het resulteert in echte impact op de baan.

Laura Bowden

CFO bij McLaren Racing

"Airwallex is een goed voorbeeld van hoe we in technologie investeren. Hoewel onze vorige oplossing voor buitenlandse betalingen erg traag, handmatig en verouderd was, is Airwallex snel, eenvoudig en efficiënt. Airwallex bespaart niet alleen tijd, maar ook geld - het is een win-win situatie."