Law Squared launches their UK operations faster with Airwallex

Law Squared pakt de zaken al sinds 2016 anders aan.

Law Squared biedt service aan managers en juridische teams en is expert op het gebied van werkgelegenheid, commerciële zaken, geschillen en rechtszaken en uitbestede diensten op het gebied van juridisch advies. Het bedrijf werkt uitsluitend met Australische en Britse organisaties die in beide rechtsgebieden uitbreiden of actief zijn.

Law Squared was al een succesvol advocatenkantoor in Australië voordat het de Britse activiteiten en het kantoor in Londen lanceerde. De kern van deze ambitie was de visie van het bedrijf om Australische bedrijven in het Verenigd Koninkrijk en Britse bedrijven in Australië juridische ondersteuning met dubbele jurisdictie te bieden. 

De uitdaging

• Zoals veel Australische bedrijven die de Britse markt betreden, had Law Squared niet onmiddellijk een in het Verenigd Koninkrijk of de EU gevestigde directeur ter plaatse, wat een vereiste is voor zakelijk bankieren. 

• Zonder een door een Britse bank uitgegeven creditcard of wereldkaart waren betalingen aan leveranciers en buitenlands personeel onhandig en moesten ze worden gedaan met behulp van traditionele creditcardfaciliteiten, wat internationale vergoedingen en kosten met zich meebracht. 

• De eerste werknemer van Law Squared in het Verenigd Koninkrijk moest een persoonlijke bankpas gebruiken voor de declaraties die verband hielden met het opzetten van het nieuwe kantoor. 

• Het administratieve werk dat gepaard ging met het terugbetalen van de onkosten was tijdrovend voor zowel de werknemers als het financiële team. Werknemers declareerden daarom niet altijd alle onkosten en betaalden ze feitelijk uit eigen zak. 

• De Australische werknemers van Law Squared hadden een manier nodig om aankopen te doen tijdens hun reis naar het kantoor in Londen, zonder de hoge kosten.

• Zonder een traditionele Britse zakelijke bankfaciliteit was Law Squared onderhevig aan schommelingen in FX, wat leidde tot onzekerheid in de budgetplanning.  

De oplossing

Toen Law Squared een kantoor in Londen wilde openen, kwam Airwallex onder hun aandacht als een potentiële oplossing voor het beheer van betalingen in het Verenigd Koninkrijk. 

Aanvankelijk testte Law Squared twee betaalkaarten voor meerdere valuta. Airwallex kreeg de voorkeur van het team, dat van mening was dat het gebruik van de kaart makkelijker was en tijd bespaarde bij het reconciliëren en terugbetalen van declaraties.  

Bedrijfskaarten / werknemerskaarten kunnen binnen enkele minuten digitaal of fysiek worden verstrekt. Deze kaarten worden vervolgens via dezelfde Xero-feed geleid als alle andere normale transacties, waarbij wordt gevolgd wie de aankoop heeft gedaan. Accounts Payable (AP) schat dat dit 1 tot 2 uur per week bespaart aan algemene boekhoudtijd.  

Ten slotte heeft de mogelijkheid voor kaarthouders om uitgaven te uploaden en toe te wijzen via het Xero-rekeningschema in Airwallex ook een aanzienlijke hoeveelheid tijd bespaard wat betreft rekeningtoewijzing. AP meldt dat ze niet langer achter bonnen aan hoeven en deze niet langer handmatig hoeven te uploaden.

Trent, Chief Operating Officer van Law Squared, is goed op de hoogte van het belang van zekerheid bij budgetplanning. “Sinds de invoering van Airwallex kunnen we snel geld vrijmaken wanneer teamleden reizen en vaste wisselkoersen veiligstellen, wat zekerheid biedt voor ons financiële team.” 

Het financiële team van Law Squared heeft uitgavenlimieten ingesteld op hun Airwallex-kaarten, zodat werknemers eenvoudig kunnen betalen voor kleine uitgaven, zoals koffie met potentiële klanten.

Het resultaat

Het opzet- en verificatieproces met Airwallex duurde ongeveer 2 weken, wat veel korter is dan de meer dan 14 maanden die het duurt om een zakelijke bankrekening te openen bij een traditionele Britse bankfaciliteit.

Britse werknemers van Law Squared kunnen nu voor kleinere uitgaven betalen met behulp van uitgavenlimieten die zijn ingesteld op hun Airwallex-kaarten. Dit heeft een einde gemaakt aan langdurige processen voor de goedkeuring van onkosten en de omslachtige administratie die ermee gepaard ging. 

Een vereenvoudigde benadering van uitgaven heeft werknemers meer vertrouwen gegeven wat betreft klantgerelateerde uitgaven, zoals koffie of maaltijden met potentiële klanten. Dit heeft het Britse team geholpen om relaties te ontwikkelen op een cruciaal moment voor het bedrijf. Met Airwallex kan Law Squared snel geld in meerdere valuta’s vrijmaken wanneer werknemers internationaal reizen. 

Het financiële team van Law Squared kan wisselkoersen in de gaten houden, geld overmaken tussen rekeningen en gebruikmaken van gunstige FX-wisselkoersen. Dit zorgt zowel voor zekerheid in hun budgetplanning. De mogelijkheid om Airwallex-rekeningen in AUD en GBP aan te houden, stelt Law Squared ook in staat om binnenlandse overschrijvingen uit te voeren van het Australische hoofkantoor naar de Airwallex-rekening in AUD.

Law Squared kan tegen een contante koers GBP omwisselen. Met binnenlandse overboekingen wordt het verschil in minder dan een uur verrekend, in plaats van in meer dan 24 uur.

Trent Milvain

Chief Operating Officer, Law Squared

“Airwallex has given us confidence that payments can be made securely and quickly, helping ensure we remain an employer and customer of choice. Airwallex has proved a safe and convenient pair of hands, allowing us to get on with the job of growing our UK business. With Airwallex at the core of our UK financial infrastructure, we were able to launch our London operations at least 3 - 6 months faster than with a traditional business banking facility.”